Betriebskonzept: Außenanlagen

• Arbeitsschutz und Betriebssicherheit: Gemäß Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und den untergeordneten Verordnungen (z. B. Arbeitsstättenverordnung, Betriebssicherheitsverordnung) ist der Arbeitgeber verpflichtet, Sicherheit und Gesundheitsschutz auf dem Gelände zu gewährleisten. Für Außenanlagen bedeutet dies unter anderem: Ausreichende Beleuchtung von Wegen und Plätzen (ArbStättV Anhang 1.6 fordert sichere Verkehrswege, ggf. Beleuchtung), standsichere Geländer bei Absturzkanten, trittsichere Stufen, rutschhemmende Beläge etc. Mitarbeitende, die im Außenbereich tätig sind (z. B. Winterdienst, Gärtner), müssen mit geeigneter persönlicher Schutzausrüstung (PSA) ausgestattet werden (Sicherheitsschuhe, Warnkleidung, Schnittschutzhosen bei Kettensägenarbeit, etc.). Die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) verlangt, dass technische Arbeitsmittel und Anlagen – etwa elektrisch betriebene Bewässerungspumpen, Außenbeleuchtungsanlagen oder Hubarbeitsbühnen – regelmäßig durch zur Prüfung befähigte Personen kontrolliert werden. Solche befähigten Personen müssen aufgrund Ausbildung, Erfahrung und Weiterbildung fachkundig sein. Beispiel: Eine elektrische Außenbeleuchtungsanlage oder eine E-Ladesäule ist als ortsfeste elektrische Anlage mindestens alle 4 Jahre von einer Elektrofachkraft zu prüfen. Nur qualifizierte Elektrofachkräfte (gemäß DIN VDE 1000-10) dürfen diese Prüfungen durchführen. Mängel sind vom Betreiber unverzüglich beheben zu lassen. Zusätzlich gelten die Unfallverhütungsvorschriften der Berufsgenossenschaften, etwa DGUV Vorschrift 3 (ehem. BGV A3) für elektrische Anlagen und Betriebsmittel, die ebenfalls regelmäßige Prüfungen und Dokumentationen verlangen.

• Haftung und Verkehrssicherung: Die Pflicht zur Verkehrssicherung nach § 823 BGB wurde bereits angesprochen. Konkret bedeutet sie u. a., dass bei Glätte, Schnee oder anderen Gefahren auf öffentlich zugänglichen Wegen eines Betriebsgeländes unverzüglich gehandelt werden muss. Kommunale Satzungen übertragen oftmals die Räum- und Streupflicht auf Grundstückseigentümer – werktags meist ab 7 Uhr bis abends, an Wochenenden etwas später. Unternehmen müssen also durch eigenen Winterdienst oder beauftragte Dienstleister sicherstellen, dass Gehwege und Zugänge in den vorgegebenen Zeiten geräumt und gestreut sind. Kommt es dennoch zu einem Unfall, wird geprüft, ob der Betreiber seinen Pflichten nachgekommen ist. Neben § 823 BGB sind hier §§ 836, 837 BGB relevant, die den Grundstücksbesitzer bzw. den Verantwortlichen für Bauwerke bei Einsturz oder mangelhafter Unterhaltung haften lassen. Für den praktischen FM heißt das: Lückenlose Dokumentation aller Wartungen, Inspektionen und Sicherungsmaßnahmen ist nötig, um im Ernstfall nachweisen zu können, dass der Betreiber die „im Verkehr erforderliche Sorgfalt“ erfüllt hat. Verträge mit Winterdienst-Firmen oder Grünpflege-Dienstleistern sollten die Übertragung der Verkehrssicherungspflichten eindeutig regeln; dennoch verbleiben Kontrollpflichten beim Betreiber.

• Vertragsrecht (VOB/B, VOB/C): Werden Leistungen an externe Firmen vergeben (z. B. Gartenpflege, Wegebau, Reinigungsdienste), kommen häufig die Vorschriften der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) zur Anwendung. Die VOB/C enthält allgemeine technische Vertragsbedingungen (ATV) für diverse Gewerke, etwa ATV DIN 18318 für „Pflasterdecken und Plattenbeläge“, DIN 18320 für „Landschaftsbauarbeiten“ etc. Diese ATV definieren den anerkannten Stand der Technik als Vertragsgrundlage, sofern keine anderen Regeln vereinbart sind. Zusätzlich gibt es spezielle technische Regelwerke, die Verträge ergänzen: z. B. die ZTV-Baumpflege (Zusätzliche Technische Vertragsbedingungen und Richtlinien für Baumpflege). Die ZTV-Baumpflege ist ein Standardwerk der FLL (Forschungsgesellschaft Landschaftsentwicklung Landschaftsbau) und gilt als „anerkannte Regel der Technik“ im Sinne der VOB. Sie definiert Begriffe, Leistungsanforderungen und Qualitätsstandards für Baumpflegearbeiten und dient als Hilfe bei Leistungsbeschreibungen und Leistungskontrolle. Ähnliches gilt für die ZTV-Wegebau, herausgegeben von der FGSV (Forschungsgesellschaft für Straßen- und Verkehrswesen), die Standards für Bau und Instandhaltung von Wegen festlegt (z. B. Einstufung von Wegekategorien N1–N3, Materialanforderungen). So definieren aktuelle Ausgaben der ZTV-Wegebau z. B. Anforderungen an Pflasterdecken, Fugenbreiten, Frostbeständigkeit neuer Materialien etc., um einen dem Stand der Technik entsprechenden Wegebelag sicherzustellen. In Leistungsverzeichnissen sollte auf solche Regelwerke verwiesen werden, um Klarheit zu schaffen. Beispiel: Ein Winterdienst-Vertrag kann Regelungen aus der DIN 18920 (für Schutz von Pflanzen bei Bauarbeiten im Winter) oder aus kommunalen Satzungen integrieren; ein Wegebau-Vertrag kann auf DIN 18318 und ZTV-Wegebau verweisen, um Ausführungsdetails wie Oberflächenebenheit (z. B. max. 1 cm Höhenunterschied auf 4 m Messstrecke) festzulegen.

• Bundesnaturschutzgesetz (BNatSchG) & EU-Naturschutzrichtlinien: Eingriffe in die Natur, etwa Baumfällungen oder Rodungen, unterliegen Auflagen. So gilt gemäß § 39 BNatSchG ein allgemeines Fäll- und Schnittverbot für Gehölze in der Vogelbrutzeit (i. d. R. 1. März bis 30. September), um brütende Vögel zu schützen. Werden Bäume entfernt oder stark beschnitten, ist im Vorfeld abzuklären, ob geschützte Arten (Fledermäuse, Horstbäume von Greifvögeln etc.) betroffen sind. Ggf. sind Fachgutachter einzubeziehen und Ersatzquartiere bereitzustellen. In Außenanlagen mit Biotopbereichen (Teiche, Hecken) sind FFH-Richtlinie und Artenschutzverordnung relevant – z. B. müssen Abstände zu Gewässern für bestimmte Maßnahmen eingehalten werden (Wasserrecht, meist 5–10 m Uferstreifen) und Ruhezeiten für geschützte Tiere (z. B. keine Baumarbeiten in Fledermaus-Winterschlafquartieren) respektiert werden. Verstöße gegen artenschutzrechtliche Verbote (§ 44 BNatSchG) können als Ordnungswidrigkeit oder Straftat geahndet werden.

• Pflanzenschutzgesetz und Biozid-Verordnung: Der Einsatz von Pflanzenschutzmitteln (Herbizide, Insektizide) auf Außenflächen ist streng reglementiert. Chemische Mittel dürfen auf Nichtkulturland (z. B. Firmenparkplätze, Wege) grundsätzlich nur mit Ausnahmegenehmigung eingesetzt werden. Zudem benötigen Anwender eine Sachkunde. Seit 2012 ist ein Sachkundenachweis Pflanzenschutz (oft als „IHK-GreenCard“ bezeichnet) Pflicht für alle, die beruflich Pflanzenschutzmittel anwenden oder abgeben. Darunter fallen auch Hausmeisterdienste oder Garten- und Landschaftsbauer, die im Auftrag Außenanlagen pflegen. Die Sachkunde umfasst eine Prüfung und regelmäßige Fortbildungen im Dreijahresrhythmus. Ohne gültigen Ausweis Pflanzenschutzmittel anzuwenden, stellt eine Ordnungswidrigkeit dar. Auch für Rodentizide (z. B. Rattengift) und andere Biozide gelten EU-weit Zulassungs- und Anwendungsvorschriften.

• Wasserrecht: Regenwasserbewirtschaftung auf dem Grundstück muss den Vorgaben des Wasserhaushaltsgesetzes (WHG) und der jeweiligen Landeswassergesetze entsprechen. Das Ziel ist, Regenwasser möglichst vor Ort zu versickern oder zurückzuhalten, um die Kanalisation zu entlasten und Grundwasser anzureichern. Technische Richtlinien der DWA (Deutsche Vereinigung für Wasserwirtschaft) wie DWA-A 138 und DWA-M 153 geben Empfehlungen zum Umgang mit Regenwasser (Versickerung, Mulden-Rigolen-Systeme etc.). So ist z. B. DWA-M 153 ein Merkblatt für Handlungsempfehlungen zur Regenwasserbewirtschaftung. Bei Ableitung von Niederschlagswasser in öffentliche Gewässer ist meist eine behördliche Erlaubnis erforderlich. Für Versickerungsanlagen gibt es Bemessungsvorgaben (Durchlässigkeitsbeiwert des Bodens, Sicherheitszuschläge). Derzeit werden ältere Merkblätter (M 153) durch neue Arbeitsblätter (A 102 für Einleitung, A 138 für Versickerung) abgelöst, was aktuelle Planungen berücksichtigen sollten. Wichtig: Werden Flächen neu befestigt (Parkplätze, Wege), verlangt das Wasserrecht oft, dass ausreichend Versickerungsfläche oder Rückhalteraum auf dem Grundstück geschaffen wird (Stichwort Schwammstadt-Prinzip, siehe Zukunftsperspektiven). Sickerflächen sind regelmäßig (mind. jährlich) auf Funktionsfähigkeit zu prüfen (z. B. Reinigung von Rigolenkies, keine Verdichtung).

Außenanlagen enthalten oft elektrische Anlagen: Außenbeleuchtung, Torantriebe, E-Ladesäulen, ggf. Pumpen. Hier greift neben der BetrSichV auch die DGUV-Vorschrift 3 (Unfallverhütungsvorschrift Elektrische Anlagen). Sie schreibt vor, dass ortsfeste elektrische Anlagen regelmäßig von einer Elektrofachkraft geprüft werden müssen – in der Regel alle 4 Jahre, in besonders gefährdeten Bereichen (Feuchträume, Workshops im Freien) jährlich. Für Ladeinfrastruktur (Wallboxen, Ladesäulen) gilt: Diese sind als elektrische Betriebsmittel vom Arbeitgeber beim Netzbetreiber anzumelden (nach VDE-AR-N 4100 ab 12 kW melde- bzw. genehmigungspflichtig) und entsprechend DGUV 3 zu prüfen. Die Technischen Regeln für Betriebssicherheit (TRBS 1203) konkretisieren die Anforderungen an befähigte Prüfer. Auch die DIN VDE 0100 und VDE 0105 sind relevant für Planung und Betrieb elektrischer Außenanlagen (Schutzklassen, Erdung, regelmäßige FI-Prüfung). Es darf nur elektrofachkundiges Personal an elektrischen Außenanlagen arbeiten. Zudem ist beim Betrieb von Ladeinfrastruktur die Datenschutz- und IT-Sicherheits-Thematik zu beachten: Ladedaten können personenbeziehbar sein (Nutzeridentifikation), und als Teil der kritischen Infrastruktur (je nach Größenordnung und Einbindung ins Stromnetz) könnten Ladesäulen unter IT-Sicherheitsgesetz 2.0 fallen. Entsprechende Vorkehrungen (Zugriffsschutz, Update-Management) müssen dann getroffen werden.

• ISO 41001 / ISO 41012 (FM-Managementsysteme): ISO 41001:2018 beschreibt Anforderungen an ein FM-Managementsystem und fordert u. a. klare Rollen, Prozesse, Planung und Erfolgskontrolle im FM. Für Außenanlagen bedeutet dies bspw.: Prozesse für Inspektionen oder Wartungen müssen dokumentiert, Verantwortliche benannt und Leistungskennzahlen definiert sein. ISO 41012:2017 (DIN EN ISO 41012:2018) gibt Leitlinien für die strategische Beschaffung von FM-Leistungen und die Entwicklung von Verträgen. Inhalte wie SLA-Vereinbarungen, Leistungsbeschreibungen und Lieferantensteuerung sind gerade beim Outsourcing von Außenanlagen-Services relevant.

• DIN EN 15221 (Facility Management Normreihe): Diese europäische Normenfamilie (heute teilweise von ISO 41011/41012 abgelöst) definiert die Grundbegriffe (Teil 1) und liefert Leitfäden zu FM-Verträgen (Teil 2), FM-Qualität (Teil 3), Taxonomie/Klassifikation (Teil 4), FM-Prozesse (Teil 5), Flächenbemessung im FM (Teil 6) und Benchmarking (Teil 7). Für Außenanlagen sind insbesondere Teil 5 (Prozessgestaltung) und Teil 6 (einheitliche Flächendefinition, z. B. was zählt als Verkehrsfläche, Grünfläche etc.) interessant. Die Normen empfehlen, für alle Leistungen eindeutige Vereinbarungen und Qualitätskriterien zu definieren – z. B. Reinigungsintervalle für Wege oder Qualitätsstufen für die Rasenpflege.

• DIN-Normen für Außenanlagenbau: Verschiedene Normenreihen behandeln den Bau und die Ausstattung von Außenanlagen. Beispiele:

• DIN 18035 (Sportplätze) in mehreren Teilen regelt Planung, Bau und Instandhaltung von Sport- und Spielflächen im Freien (Rasen- und Kunststoffbeläge, Drainage etc.).

• DIN 18915–18920 (Vegetationstechnik im Landschaftsbau) geben Standards für Bodenarbeiten, Pflanzungen, Rasenansaat, Pflege von Grünflächen usw. Diese Normen helfen, Arbeitsabläufe und Qualitätsansprüche z. B. bei Neuanlagen oder Sanierungen festzulegen (z. B. Bodenaustausch, Ansaatmischungen, Pflegegänge).

• DIN 18320 (VOB C ATV für Landschaftsbauarbeiten) – enthält technische Vertragsbedingungen, die für Begrünungsarbeiten anwendbar sind, inkl. Toleranzen, Saatgutqualität, Abnahmebedingungen.

• DIN EN 1176 / 1177 (Spielplatzgeräte und Fallschutz): Diese europäischen Normen sind essenziell für alle Spiel- oder Bewegungsflächen auf dem Firmengelände (falls vorhanden, z. B. Mitarbeiter-Kindergarten, öffentlich zugänglicher Spielplatz oder Fitness-Parcours). DIN EN 1176 definiert die sicherheitstechnischen Anforderungen an Spielplatzgeräte sowie die Arten von Inspektionen während des Betriebs. Betreiber sind verpflichtet, regelmäßige Kontrollen durchzuführen: wöchentliche Sichtkontrollen durch einen geschulten Mitarbeiter, vierteljährliche bis dreimonatliche operative Inspektionen (Funktionsprüfungen) durch eine befähigte Person, und mindestens jährlich eine Hauptinspektion durch einen qualifizierten Spielplatzprüfer. Bei der Hauptinspektion wird die Gesamtanlage auf Sicherheit gemäß den „anerkannten Regeln der Technik“ (DIN 1176, DIN 18034 etc.) geprüft. Die Ergebnisse sind zu dokumentieren. DIN EN 1177 befasst sich mit stoßdämpfenden Bodenbelägen (Fallschutz) und schreibt z. B. bestimmte Materialstärken in Abhängigkeit von Fallhöhen vor. Unternehmen mit eigenen Spiel-/Sportflächen (z. B. Mitarbeiter-Fitnesspark) sollten diese Normen zwingend einhalten, um Haftungsrisiken auszuschließen.

• VDI-Richtlinien (Betreiberverantwortung, Instandhaltung): Der VDI (Verein Deutscher Ingenieure) hat mehrere Richtlinienreihen veröffentlicht, die für FM und Außenanlagen relevant sind. Insbesondere VDI 3810 (Betreiben und Instandhalten von Gebäuden und gebäudetechnischen Anlagen) enthält Blätter, die Betreiberpflichten, Prüfzyklen und organisatorische Maßnahmen beschreiben. Ein Blatt dieser Reihe behandelt explizit Verkehrs- und Außenflächen: VDI 3810 Blatt 6 adressiert z. B. den Betrieb von Parkbauten und Außenanlagen, inkl. Winterdienst- und Beleuchtungspflichten. Generell empfiehlt VDI 3810 klare Prozesse zur Auswahl, Einweisung und Überwachung externer Firmen, wenn Betreiberpflichten delegiert werden. Auch die VDI 3455 (Reinigungsqualität Außenflächen) oder VDI 6070 (Schneesicherheit von Dächern, relevant für Schneelasten auch auf Carports etc.) können Hilfestellungen bieten. In der Instandhaltung ist DIN 31051 zu nennen, die Grundsätze der Instandhaltung (Wartung, Inspektion, Instandsetzung, Verbesserung) definiert – diese Begriffe verwendet man analog auch für Außenanlagen.

• FLL-Regelwerke: Die Forschungsgesellschaft Landschaftsentwicklung Landschaftsbau e.V. (FLL) gibt praxisorientierte Regelwerke heraus, die oft als Stand der Technik gelten. Neben ZTV-Baumpflege sind relevant:

• FLL-Merkblatt „Pflege und Unterhaltung von Grünflächen“: enthält Empfehlungen zur Pflegeintensität, Pflegegängen und Qualitätskontrolle von Rasen, Wiesen, Stauden etc. (bspw. Einteilung in Pflegeklassen von repräsentativer Anlage bis Extensivwiese).

• FLL-Baumkontrollrichtlinien: definieren das Vorgehen bei Baumkontrollen (Sichtkontrolle, eingehende Untersuchung) und Qualifikation der Kontrolleure (zertifizierter Baumkontrolleur nach FLL-Standard). Sie empfehlen in der Regel eine jährliche Sichtprüfung aller Bäume durch geschulte Mitarbeiter und eine alle 3 Jahre ausführlichere Kontrolle durch zertifizierte Baumkontrolleure, je nach Baumalter und Gefährdungspotential.

• FLL-ZTV „Wegebau“: in Zusammenarbeit mit FGSV erarbeitete Zusätzliche Vertragsbedingungen für Wegebau (inkl. Wegekategorien, Materialien, Ausführungsstandards). Diese ZTV wird in grünen Bereich (Garten- und Landschaftsbau) oft herangezogen, z. B. für Parks und Gartenwege abseits öffentlicher Straßen.

• FLL-Merkblatt „Bewässerungsanlagen“: liefert Richtlinien für Planung, Bau und Instandhaltung von Bewässerungsanlagen in Vegetationsflächen. Gerade in Zeiten häufiger Trockenperioden ist eine sachgerechte Bewässerung entscheidend – das Merkblatt hilft u. a. bei der Auslegung von Beregnungssystemen und Sensorintegration.

• FLL-Merkblatt „Freiflächenmanagement“ (Empfehlungen 2019): bietet Methoden und Verfahren für die Planung, Vergabe, Ausführung und Kontrolle aller Dienstleistungen zur Pflege und Instandhaltung von Freianlagen. Es überträgt den Lebenszyklusgedanken auf Freiflächen und enthält praxisnahe Hinweise für ein modernes Freiflächenmanagement (z. B. Muster-Leistungsverzeichnisse, Prozessbeschreibungen). Dieses Werk ist für Facility Manager sehr relevant, da es genau die Schnittstelle zwischen klassischem GaLaBau und dem FM-Qualitätsmanagement bildet.

• Straßen- und Verkehrsflächen: Für betriebseigene Straßen oder große Parkplätze sind neben FGSV-Regelwerken auch die Richtlinien für die Anlage und Ausstattung von Verkehrsanlagen (z. B. RASt, EFA) und Unfallverhütungsvorschriften der DGUV (z. B. DGUV Regel 108-003 „Verkehrswege“) zu beachten. Diese legen Mindestmaße für Wege, Anforderungen an Geländer, Markierungen etc. fest. Die DIN EN 13201 definiert z. B. Beleuchtungsklassen für Außen- und Straßenbeleuchtung (Beleuchtungsstärken, Gleichmäßigkeit), was für die Planung einer Gelände-Beleuchtung relevant ist. Kommunale Vorschriften (etwa zur Barrierefreiheit in Außenanlagen, Brandschutzabstände, Stellplatzsatzungen) beeinflussen ebenfalls die Gestaltung und den Betrieb.

• Digitale Standards (BIM/GIS): Im Kontext der Digitalisierung von Gebäuden und Anlagen sind Standards wie DIN EN ISO 16739 (Industry Foundation Classes – IFC) und CityGML wichtig. IFC definiert ein Datenmodell und Austauschformat für Bauwerksdatenmodellierung, das auch im Facility Management zur Anlagenverwaltung eingesetzt wird. Über IFC können Gebäude- und Anlagendaten (inkl. Außenanlagen-Objekte wie Gelände, Vegetation als IfcSite/IfcSpatialElement) zwischen CAD/BIM-Systemen und CAFM-Systemen ausgetauscht werden. CityGML ist ein OGC-Standard für semantische 3D-Stadtmodelle, der u. a. Geländeoberflächen, Gebäude, Vegetation und Infrastrukturen in einem stadtweiten GIS-Modell abbildet. Er ermöglicht die Integration von Außenanlagen in Geoinformationssysteme und Smart-City-Anwendungen, inklusive Anbindung ans FM. Ergänzend erlauben Webdienste wie WMS (Web Map Service) und WFS (Web Feature Service) die Einbindung von aktuellen Geodaten (Luftbilder, Katasterpläne, Leitungsdaten) in CAFM- oder GIS-Systeme über standardisierte Schnittstellen. Ein FM kann z. B. per WMS amtliche Lagepläne oder Bodenrichtwertkarten abrufen, oder per WFS stets aktuelle Hydranten- und Kanalnetz-Daten ins System laden.

Es lässt sich festhalten, dass eine Vielzahl von Normen die Planung, Betrieb und Instandhaltung von Außenanlagen lenken. Im Betriebskonzept sollten diese Normen nicht isoliert betrachtet werden, sondern integriert: d. h. gesetzliche Pflichten (Arbeitssicherheit, Verkehrssicherung etc.) bilden die Mindestanforderungen, während Normen und Regelwerke (DIN, FLL, VDI) als anerkannte Regeln der Technik die Ausführungsqualität und Vorgehensweisen definieren

Ein effektives Betriebskonzept für Außenanlagen erfordert klar geregelte Organisationstrukturen, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen. In der Praxis hat sich oft ein RACI-Modell bewährt, um Rollen zu definieren: Wer ist verantwortlich (Responsible) für die Ausführung bestimmter Aufgaben, wer trägt die Gesamtverantwortung (Accountable), wer wird konsultiert (Consulted) und wer lediglich informiert (Informed).

• Facility Manager Außenanlagen: Gesamtverantwortlicher (Accountable) für alle Belange der Außenanlagen. Koordiniert interne und externe Ressourcen, überwacht Budgets, stellt Compliance mit Gesetzen sicher und berichtet an das Management. Oft auch Schnittstelle zu Mietern oder Nutzern bezüglich Außenbereichs-Themen.

• Objekttechniker / Gärtner / Platzwart: Operativ Verantwortlicher (Responsible) für die Durchführung der Pflege- und Wartungsarbeiten. Je nach Organisationsform kann dies eigenes Personal sein (z. B. ein Gärtnermeister mit Team für Grünpflege) oder ein externer Dienstleister. Diese Rolle sorgt für die Umsetzung des Pflegeplans, führt kleinere Reparaturen durch und meldet Auffälligkeiten.

• Instandhaltungsplaner / Bauingenieur: Spezialist, der für bauliche Instandhaltungsmaßnahmen hinzugezogen wird (größere Wegebauarbeiten, Sanierung von Entwässerungsanlagen etc.). Wird oft im Modus Consulted/Support tätig, d. h. berät und plant, während die Ausführung an Fachfirmen geht.

• Sicherheitsbeauftragter / HSE-Manager: Zuständig für Arbeitssicherheit und Umweltschutz, berät hinsichtlich Gefährdungsbeurteilungen für Außenarbeiten (z. B. Sicherung von Baugruben, PSA-Anforderungen beim Winterdienst) und kontrolliert die Einhaltung von Sicherheitsstandards. Bei der Verkehrssicherung (Stichprobenkontrollen Glätte, Beleuchtung) beteiligt.

• Externe Dienstleister: Wenn Leistungen ausgelagert sind, treten Unternehmen für Garten- und Landschaftspflege, Winterdienst, Reinigungsdienste etc. als verantwortliche Ausführer in Erscheinung. Im RACI wäre der Dienstleister Responsible für die vertraglich übertragenen Aufgaben, während der interne FM Accountable bleibt. Wichtig ist, für jeden Dienstleister einen internen Ansprechpartner (Contract Manager) zu benennen, der die Leistungserfüllung überwacht.

• FLL-zertifizierter Baumkontrolleur: Für die regelmäßige Baumkontrolle (Verkehrssicherheit der Bäume) ist ein FLL-Baumkontrolleur empfehlenswert. Viele Unternehmen bilden einen eigenen Mitarbeiter entsprechend aus oder beauftragen einen externen Sachverständigen. Dieser kennt die Baumkontrollrichtlinien und kann Gefahrenbäume rechtzeitig identifizieren.

• Sachkundenachweis Pflanzenschutz: Mindestens eine verantwortliche Person (z. B. Gärtnermeister) sollte den gesetzlich geforderten Sachkundenachweis besitzen, um Schädlingsbekämpfung und Unkrautbekämpfung fachgerecht (und gesetzeskonform) durchführen zu können. Oft wird auch in Dienstleistungsverträgen verlangt, dass der Auftragnehmer sachkundiges Personal einsetzt.

• Qualifizierter Spielplatzprüfer: Falls Spielgeräte vorhanden sind, muss mind. jährlich eine Hauptinspektion durch einen „zur Prüfung befähigten Sachkundigen“ erfolgen. Die Qualifikation kann z. B. durch Teilnahme an TÜV-Seminaren gemäß DIN EN 1176-7 erworben werden. Intern kann ein Hausmeister mit entsprechender Fortbildung die Zwischenkontrollen übernehmen, aber für die Hauptuntersuchung wird meist ein externer Prüfer (TÜV, DEKRA o. ä.) eingesetzt.

• Elektrofachkraft: Für alle elektrotechnischen Arbeiten (Beleuchtung, Tore, Ladesäulen) braucht es eine Elektrofachkraft gemäß DGUV und VDE. Diese Person (intern oder extern) darf z. B. die DGUV-V3-Prüfungen durchführen oder überwachen. Sie ist auch Ansprechperson für den Energieversorger bei Ladeinfrastruktur-Meldungen.

• Verantwortlicher Winterdienst: Hier gibt es keine formale staatliche Ausbildung, aber Unternehmen sollten einen Mitarbeiter als Koordinator bestimmen, der z. B. Schulungen zur Verkehrssicherung im Winter besucht hat. Die BG bietet Unterweisungs-Materialien (DGUV I 214-059 „Winterdienst sicher durchführen“). Wichtig ist, dass dieser Verantwortliche die Räum- und Streupläne kennt, die Auslösung von Winterdiensteinsätzen steuert und Einsätze dokumentiert. Bei Fremdvergabe übernimmt dies typischerweise der Einsatzleiter der Dienstfirma, der intern durch den FM überwacht wird.

Die Organisationsform in großen Unternehmen ist häufig ein Mischmodell aus Eigenleistung und Fremdleistung. Routineaufgaben können entweder mit eigenem Personal erledigt oder outgesourct werden – je nachdem, was wirtschaftlicher und praktischer ist.

• Leistungsbeschreibungen und Verträge: In den Verträgen (z. B. nach VOB/B oder Dienstvertrag) sollte genau stehen, welche Leistungen erwartet werden (Leistungsverzeichnis, Frequenzen, Qualitätskriterien). Hierbei empfiehlt es sich, Begriffe und Anforderungen aus Normen wie DIN oder FLL zu übernehmen, um Missverständnisse zu vermeiden. Beispiel: Im Grünpflegevertrag kann festgelegt sein, dass die Pflege einer Rasenfläche nach FLL-Pflegestandard „gepflegt“ erfolgen soll, was konkret bedeutet: max. Grashöhe 10 cm, Schnittgutaufnahme, Kanten sauber abstechen etc.

• Service Level Agreements (SLAs): Neben quantitativen Leistungsbeschreibungen helfen SLAs dabei, Reaktionszeiten und Qualitätslevel festzulegen. Etwa: „Schnee räumen spätestens innerhalb von 4 Stunden nach Schneefallende“ (Reaktionszeit) oder „Müllbehälter nie voller als 80 %“ (Qualitätsziel). Solche SLAs sollten messbar und berichtsfähig sein.

• Key Performance Indicators (KPIs): Zur Steuerung wird eine Handvoll Kennzahlen vereinbart, die regelmäßig erhoben werden. Z. B. Flächenverfügbarkeit Winterdienst (% der Zeit, in der alle Flächen sicher begeh-/befahrbar waren), Einhaltung der Inspektionsintervalle (z. B. „>95 % der vorgesehenen Baumkontrollen tatsächlich durchgeführt“), Reklamationsquote Nutzer (Anzahl Meldungen von Außenanlagemängeln pro Quartal). Diese KPIs geben Hinweise auf die Leistungsqualität der Organisation bzw. Dienstleister.

• Kontroll- und Eskalationsprozesse: Trotz Fremdvergabe bleibt der Betreiber in der Verantwortung. Daher muss er kontrollieren, ob der Dienstleister seine Pflichten erfüllt. Das erfolgt durch regelmäßige Qualitätskontrollen (Audits, Begehungen) und Durchsicht der Berichte. Werden Mängel festgestellt, ist vertraglich ein Eskalationsverfahren festzulegen (Nachbesserung, Abmahnung, Vertragsstrafe im Wiederholungsfall). GEFMA 190 und VDI 3810 empfehlen hier ein enges Steuerungssystem für Fremdfirmen.

• Kommunikation und Berichtswesen: Es sollte festgelegt sein, wie die Kommunikation läuft – z. B. wöchentliche Abstimmungsmeetings mit dem GaLaBau-Dienstleister im Sommer, monatliche KPI-Reports, ein gemeinsames digitales Mängelmelde-Tool etc. Alle Beteiligten (intern und extern) müssen wissen, wie sie Vorfälle melden und Informationen austauschen.

• Jahresarbeitsplanung: Im Winter wird für das Folgejahr ein Pflege- und Prüfkalender erstellt. Wann beginnt die Mähsaison, wann sind Heckenschnitte vorgesehen (meist zweimal jährlich, unter Beachtung Vogelschutzzeiten), wann findet die Laubreinigung statt, bis wann müssen Streugut und Winterdienstfahrzeuge bereitstehen, etc. Dieser Kalender wird mit dem Dienstleister oder dem internen Team abgestimmt.

• Ausschreibungen / Vergabe: Alle paar Jahre müssen externe Verträge neu vergeben werden (z. B. alle 4 Jahre neuer Winterdienstvertrag). Hierbei sind die spezifischen Anforderungen des eigenen Standorts in Leistungsbeschreibung und Vertragsbedingungen einzuarbeiten (siehe oben).

• Arbeitsvorbereitung / Disposition: Insbesondere im Eigenleistungsfall muss die Einsatzplanung stimmen. Etwa Erstellung von Tourenplänen für den Aufsitzmäher, Flächenaufteilung unter Gärtnern, Pflegepläne pro Bereich (wer macht Innenhof, wer Dachgarten). Bei Fremdleistung obliegt dies der Dienstfirma, aber der FM sollte einen Überblick haben.

• Störungs- und Mängelmanagement: Ein Meldeprozess sollte etabliert sein, damit z. B. der Wachdienst nachts festgestellte Ausfälle (etwa eine defekte Parkplatzlampe) an die zuständige Stelle meldet – idealerweise digital per App ins CAFM-System, alternativ telefonisch an den Bereitschaftsdienst. Auch Nutzer können Mängel (verschmutzter Eingang, lockere Gehwegplatte) melden; hierfür bieten einige CAFM-Systeme Webportale an.

• Kapazitätsplanung: Vor allem im Winter relevant – wer steht auf Abruf für Schneeräumung bereit? Gibt es ausreichend Fahrzeuge/Schneeschieber/Streugut? In der Grünpflege: Sind Saisonkräfte oder Auszubildende einplanbar in Spitzenzeiten? Auch Maschinenwartung (z. B. Messerwechsel am Rasenmäher) fällt hier drunter.

• Dokumentation und Archivierung: Alle Prüfprotokolle (z. B. von Spielplatzkontrollen, Baumkontrollen, E-Ladesäulenprüfung) und Einsatzberichte (Winterdienst-Tagebücher) müssen zentral gesammelt und archiviert werden – möglichst in digitaler Form, z. B. im CAFM-System oder einer Ablage, die im Auditfall griffbereit ist. Diese Nachweise sind entscheidend bei Haftungsfragen und für Zertifizierungen (z. B. ISO 41001-Audits).

Die Außenanlagen großer Liegenschaften lassen sich in verschiedene Komponenten unterteilen, die jeweils spezifische Wartungs- und Managementanforderungen haben.

• Grünflächen und Rasen: Rasenflächen sind regelmäßig zu mähen, zu pflegen und bei Bedarf zu bewässern. Üblich ist ein Mähintervall von 1–2 Wochen in der Vegetationsperiode (bei repräsentativen Anlagen häufiger, bei extensiven Wiesen seltener). Mulchen kann Nährstoffe zurückführen, während in repräsentativen Bereichen das Schnittgut aufgesammelt wird. Düngung erfolgt je nach Nutzung 1–3 Mal im Jahr (Frühjahr, ggf. Sommer, Herbst mit Herbstdünger). Im Sinne der Biodiversität wird zunehmend empfohlen, Teilflächen extensiv zu bewirtschaften, z. B. Blühstreifen oder Blumenwiesen stehen zu lassen, die nur 1–2 Mal jährlich gemäht werden (Schnittgut abräumen, Schnitthöhe eher hoch ca. 10 cm, um Insekten zu schonen). Pflegepläne sollten dies berücksichtigen. Bewässerung wird immer mehr sensor- und witterungsgesteuert. Moderne Bewässerungssteuerungen lesen Bodenfeuchte-Sensoren aus und passen die Beregnung an (Stichwort: bedarfsgerechte Bewässerung). So wird Wasser gespart und Staunässe vermieden. Schädlingsbefall (z. B. Engerlinge im Rasen, Buchsbaumzünsler in Hecken) ist frühzeitig zu erkennen – regelmäßige Begehungen helfen. Die Bekämpfung sollte so weit wie möglich umweltverträglich sein (biologische Mittel, Nützlingseinsatz, mechanische Entnahme), chemische Mittel nur als ultima ratio von Sachkundigen einsetzen. Bei der Pflege von Grünflächen ist auch auf Bodenschutz zu achten: Schweres Gerät (Traktoren) kann Bodenverdichtungen verursachen. Hier helfen z. B. einsatzabhängige leichtere Maschinen oder das Auflockern verdichteter Stellen (Aerifizieren).

• Bäume und Gehölze: Die Bäume auf dem Gelände sind nicht nur gestalterisch wertvoll, sie unterliegen auch der Verkehrssicherungspflicht. Mindestens einmal jährlich sollte eine Sichtkontrolle jedes Baumes stattfinden – idealerweise durch einen geschulten Baumkontrolleur nach FLL-Standard. Bei dieser Baumschau werden Kronenzustand, Schäden, Totholz, Pilzbefall u. ä. erfasst und das Ergebnis dokumentiert (Baumkataster). Größere Bäume oder solche an kritischen Stellen (über Parkplätzen, Gehwegen) können auch halbjährlich kontrolliert werden. Zusätzlich ist alle 3–5 Jahre (je nach Baumalter und Gefahrenpotenzial) eine eingehende Untersuchung ratsam, evtl. mit Einsatz von Werkzeug (Schonhammer, Bohrwiderstandsmessung) oder Hebebühne, durchgeführt von zertifizierten Fachleuten. Pflegemaßnahmen: Bäume werden nach Bedarf geschnitten – Totholzentnahme, Lichtraumprofil frei schneiden, Kronenpflege zur Vorbeugung von Astbruch. Hierbei sind die ZTV-Baumpflege zu beachten, welche fachgerechte Schnittführung, Schnittzeitpunkte und zu verwendende Technik vorgeben. Große Eingriffe (Kroneneinkürzungen) dürfen nur erfolgen, wenn unvermeidbar (Vitalitätsförderung oder Verkehrssicherheit). Bei Neupflanzungen gelten DIN-Vorgaben für den Standort: ausreichend großer Pflanzgrubenraum (mind. 1 m³, besser mehr), Baumsubstrat nach FLL-Empfehlung, Verankerung, Anwuchspflege über 2–3 Jahre (Wässerung, Nachschnitt). Bei eventuell nötigen Fällungen ist zu prüfen, ob eine behördliche Genehmigung (Baumschutzsatzung) nötig ist. Ausgleichspflanzungen sollten eingeplant werden. Baumkataster: Alle Bäume sollten in einem digitalen Kataster erfasst sein mit Nummer, Art, Pflanzjahr (falls bekannt), Standortkoordinate und Historie der Pflegemaßnahmen. Moderne CAFM- und GIS-Systeme können dies abbilden und mit Erinnerungsfunktionen für die nächsten Kontrolltermine versehen.

• Wege und Platzflächen: Befestigte Gehwege, Fahrwege und Plätze (Pflaster, Asphalt, Beton) müssen eben, trittsicher und frei von gefährlichen Schäden gehalten werden. Sichtkontrollen sollten regelmäßig – mindestens vierteljährlich – erfolgen, bei hoch frequentierten Wegen häufiger. Dabei wird geachtet auf: lose oder hochstehende Pflastersteine, Risse oder Aufbrüche, Stolperkanten > 1 cm, abgesackte Bereiche mit Pfützenbildung, wackelnde Platten. Nach starken Witterungsereignissen (Starkregen, Frost-Tau-Wechsel) empfiehlt sich eine außerplanmäßige Kontrolle, da solche Ereignisse oft Schäden offenbaren. Kleinere Mängel sind kurzfristig zu beheben: z. B. lose Steine neu setzen und einkehren, Risse in Asphalt mit Vergussmasse schließen, defekte Bordsteine austauschen. Für größere Maßnahmen ist ein Instandsetzungsplan sinnvoll (z. B. alle 8–12 Jahre Oberflächen auffrischen oder alle 15–20 Jahre Grundinstandsetzung ganzer Wegabschnitte). Normative Grundlage für Pflasterarbeiten ist die DIN 18318, die u. a. Toleranzen für Ebenheit und Fugenbreiten vorgibt (z. B. max. 5 mm Höhenversatz bei gesägten Platten, typische Pflasterfugen 3–5 mm). Die ZTV-Wegebau ergänzt diese Vorgaben, etwa hinsichtlich Frostschutz und Belastungsklassen von Wegen. Reinigung: Wege und Plätze sind regelmäßig zu reinigen (Laub kehren im Herbst, Müll aufsammeln, bei Moos-/Algenbewuchs ggf. Hochdruckreinigen unter Beachtung von Umweltauflagen). Glatte Beläge können mit abstumpfenden Mitteln behandelt werden (auch prophylaktisch im Herbst gegen Laubglätte). Außenbeleuchtung auf Wegen wird in diesem Kontext mit betrachtet: Leuchten und Poller entlang der Wege sollten funktionsfähig sein – defekte Leuchtmittel sind sofort zu ersetzen. In LED-Zeitalter bedeutet das oft den Austausch ganzer Module. Es empfiehlt sich ein Wartungsvertrag, der mindestens jährlich eine Nacht-Funktionskontrolle aller Leuchten umfasst, falls das nicht intern geleistet wird.

• Park- und Verkehrsflächen: Hierunter fallen Firmenparkplätze, Zufahrtsstraßen, Ladehöfe usw. Die Anforderungen ähneln denen an Wege, doch kommen Markierungen, Beschilderung und verkehrsrechtliche Aspekte hinzu. Oberfläche: Fahrbahnbeläge (Asphalt, Betonpflaster) sind auf Schlaglöcher oder großflächige Rissbildungen zu prüfen – Schlaglöcher müssen umgehend ausgebessert werden, da sie sich schnell vergrößern und Sicherheitsrisiken für Fahrzeuge darstellen. Markierungen (Parkplatzlinien, Pfeile) sollten sichtbar sein; abgefahrene Markierungen sind bei Gelegenheit zu erneuern (idR. alle paar Jahre). Ebenso müssen Verkehrsschilder (Beschilderung von Behindertenparkplätzen, Geschwindigkeitsbegrenzungen, Fluchtwegweiser) sauber und unbeschädigt sein; schiefe oder überwachsene Schilder sind zu richten bzw. freizuschneiden. Beleuchtung und Sicherheit: Großparkplätze benötigen ausreichende Beleuchtung (DIN EN 12464-2 empfiehlt z. B. 10 lx im Mittel für Parkflächen). Die Leuchten auf Parkplätzen sollten ebenfalls in den Beleuchtungs-Wartungsplan eingebunden sein. Notwendige Sicherheitsausstattung wie Ramada (Durchfahrtsperren bei Flachdeckenparkhäusern), Schranken, Spiegel an Ausfahrten sind regelmäßig zu kontrollieren. Reinigung und Entwässerung: Parkflächen sammeln viel Schmutz (Reifenabrieb, Öl). Eine Grundreinigung (Kehrsaugen) ein- bis zweimal jährlich ist ratsam, auch um Kanaleinläufe von Laub und Dreck freizuhalten. Gullys, Schlitzrinnen auf Verkehrsflächen sind jährlich zu inspizieren und zu reinigen, damit Starkregen abfließen kann. Bei Tiefpunkten und Rampen muss überprüft werden, ob eine Rückstausicherung gegen Kanalrückfluss vorhanden und funktionsfähig ist (ggf. prüfpflichtig nach BetrSichV wenn mit Pumpen). E-Mobilität: Auf Parkplätzen eingesetzte E-Ladesäulen gehören mit in diesen Bereich (siehe auch unten 4m). Deren regelmäßige technische Prüfung (mind. alle 4 Jahre nach DGUV 3) und Sichtkontrolle (auf Beschädigungen, z. B. angefahrene Poller) sind einzuplanen.

• Spiel-, Sport- und Freizeitflächen: Immer mehr Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern Outdoor-Fitnessgeräte, Basketballplätze, Tischtennisplatten oder ähnliche Einrichtungen. Falls das vorhanden ist, gelten analog die Normen für öffentliche Anlagen. Spielplatzgeräte (z. B. Schaukeln, Klettergerüste) unterliegen DIN EN 1176 und müssen wöchentlich visuell kontrolliert werden (Check auf offensichtliche Gefahren: lose Schrauben, Glasscherben im Sand, Vandalismusschäden). Alle 1–3 Monate erfolgt eine Funktionsprüfung (Bewegungsteile schmieren, Verschleiß beurteilen). Jährlich durch einen Sachverständigen die Hauptinspektion durchführen lassen. Fallschutzflächen (Sand, Rindenmulch, Gummimatten) sind sauber zu halten und ausreichend hoch bzw. weich (Material nach DIN EN 1177, falls erforderlich auffüllen oder austauschen). Sportplätze: Kleine Sportfelder (z. B. Street-Soccer mit Kunstrasen oder ein Rasentrainingsfeld) brauchen eigenes Pflegeprogramm: Rasen ggf. intensiver pflegen (düngen, lüften, Linien markieren), Kunstrasen abbürsten, bei Tennenflächen (rote Asche) regelmäßiges Abziehen und Bewässern im Sommer. Auch hier Sicherheitsaspekte: intakte Zäune, Tore gegen Umkippen gesichert (eingeführt oder mit Kontergewichten), Netze heil. Outdoor-Mobiliar: Falls Sitzbänke, Picknicktische, Grillstellen etc. auf dem Gelände vorhanden sind (z. B. in Pausengärten), müssen auch diese im Rahmen der regelmäßigen Rundgänge gecheckt werden – auf Stabilität, Sauberkeit und evtl. nötige Reparaturen (Splitter entfernen, Schrauben nachziehen).

• Bewässerung, Drainage und Versickerung: Viele moderne Campusareale haben automatische Bewässerungsanlagen für Grünflächen. Deren Betrieb erfordert: regelmäßige Kontrolle der Regner (drehen frei? richtige Wurfbilder? keine Lecks in Leitungen), Anpassung der Steuerzeiten je nach Wetter (Regenpause), Einwintern der Anlage (Wasser ablassen oder mit Druckluft ausblasen, damit nichts einfriert). Intelligente Bewässerungssysteme nutzen Wetterdaten und Bodenfeuchte-Sensoren, um bedarfsgerecht zu wässern – das spart bis zu 30 % Wasser gegenüber starren Intervallen. Diese Systeme sollten idealerweise mit dem FM-System verknüpft sein (z. B. Störungsmeldung bei Pumpenausfall). Drainagen und Versickerungsanlagen: Mindestens einmal jährlich ist die Funktionskontrolle nötig. Rigolen oder Mulden am besten im Frühjahr nach der Schneeschmelze prüfen: Sind Einläufe frei? Versickert Wasser innerhalb der vorgesehenen Zeit (oft < 24 Stunden)? Drainrohre in Rasen könnten alle paar Jahre gespült werden, um Verstopfungen vorzubeugen. In großen Anlagen sind mitunter Regenrückhaltebecken oder Zisternen vorhanden – auch diese benötigen Wartung: Entfernung von Sedimenten, Funktionsprüfung von Ablässen, ggf. technischer Ausrüstung (Pumpen, Überlauf). DWA-Merkblätter (z. B. DWA-A 138) fordern, dass Versickerungsanlagen in definierter Weise bemessen und gewartet werden, um langfristig die Durchlässigkeit zu erhalten. Regenwasser nutzen: Falls Zisternen vorhanden sind, kann gesammeltes Regenwasser für Bewässerung genutzt werden (Pumpe mit Filter). Hier ist zu achten, dass es keine Verbindung zum Trinkwassernetz gibt (Vermeidung von Rücksaugung – nach DIN EN 1717 z. B. Systemtrennung nötig). Die Wasserqualität (Algen, Geruch) beobachten, ggf. Zisterne reinigen. Das Konzept der Schwammstadt zielt darauf, möglichst alles Regenwasser vor Ort aufzunehmen und zu nutzen – in kleiner Form kann ein Unternehmen dies umsetzen durch Gründächer, Sickerbeete und rigolengestützte Pflaster, was den Bewässerungsbedarf senkt und das Kanalnetz entlastet.

• Außenbeleuchtung: Die Beleuchtungsanlage des Außengeländes umfasst Wegbeleuchtung, Parkplatzlichter, Fassadenanstrahlungen, ggf. Sicherheits- oder Notbeleuchtung außen. Ein effizienter Betrieb fokussiert heute auf LED-Technologie aufgrund von Energieeinsparung und Langlebigkeit. Oft lohnt sich eine Modernisierung alter Leuchten (HQL, NAV) auf LED, was Investitionen erfordert, sich aber durch bis zu 50–70 % Stromersparnis bezahlt macht. Zusätzlich sind Steuerungen wichtig: Zeitschaltuhren oder Dämmerungssensoren schalten das Licht bedarfsgerecht. Bewegungsmelder können in Randbereichen (z. B. Hintereingänge, selten genutzte Wege) installiert werden, um Licht nur bei Annäherung zu aktivieren. Die Beleuchtungsstärke sollte normgerecht sein (DIN EN 13201 gibt Klassen vor, z. B. P3 für Fußwege in Werksgeländen ~5 lx Mindestbeleuchtungsstärke). Wartung: LED-Leuchten sind zwar wartungsarm, dennoch fallen z. B. Verschmutzungen der Abdeckungen (-> Lichtstromminderung) oder eventuelle Elektronikdefekte an. Daher mindestens einmal jährlich Kontrollgang im Dunkeln (am besten mit zwei Personen: einer schaltet gezielt bestimmte Stromkreise, der andere beobachtet vor Ort die Leuchten). Defekte werden zeitnah ersetzt. Bei Mastleuchten sollte alle paar Jahre eine Sicherheitsprüfung erfolgen: steht der Mast noch stabil (Fundamentrost, Korrosion)? Ist die Verkabelung intakt? Laut DGUV V3 müssen elektrische Leuchten als Anlage alle 4 Jahre geprüft werden, was impliziert, dass auch Isolationsmessungen oder Sichtprüfungen in Öffnungskästen erfolgen. Hierfür ist eine Elektrofachkraft einzubeziehen. Die Pläne der Außenbeleuchtung (Leuchtenstandorte, Kabelverläufe) sollten im CAFM/GIS hinterlegt sein, um bei Erdarbeiten Schäden zu vermeiden. Notbeleuchtung: Falls Flucht- und Rettungswege über Außenbereich führen, sind dort ggf. beleuchtete Fluchtwegsymbole oder Sicherheitsleuchten installiert. Deren Wartung richtet sich nach Arbeitsstättenregeln (monatliche Funktionstests, jährliche Gesamtsprüfung).

• Winterdienst: Der Winterdienst auf dem Betriebsgelände garantiert die Sicherheit bei Schnee und Eis. Abhängig von Standort und Risikoprofil wird entweder eine externe Firma im Rufbereitschaftsmodus beauftragt oder ein interner Schichtplan erstellt. Kernpunkte eines Winterdienstkonzepts:

• Räum- und Streupläne: Für alle relevanten Wege, Eingänge, Parkbereiche muss festgelegt sein, in welcher Reihenfolge und bis wann sie geräumt werden. Priorität haben meist Haupteingang, Hauptwege, Treppen, dann Nebenwege und Parkplätze. Ein Plan (auch graphisch) macht dies transparent.

• Bereitschaft: Ab wann wird geräumt? I. d. R. muss werktags bis 7 Uhr geräumt sein, daher beginnt die Bereitschaft je nach Schneelage gegen 4–5 Uhr morgens. An Wochenenden später (8 oder 9 Uhr). Es sollte geklärt sein, wer Wetterprognosen beobachtet und den Einsatz auslöst – oft hat der Dienstleister einen Meteo-Dienst, oder intern übernimmt der Sicherheitsdienst das Beobachten der Verhältnisse in der Nacht.

• Räumung und Streuung: Schnee wird mit geeigneten Geräten (Traktor mit Schneeschild, Schneefräse, Handwerkzeuge) entfernt. Glätte wird durch Streumittel bekämpft. Empfohlen werden abstumpfende Mittel (Sand, Splitt), ggf. Feuchtsalz bei Eisregen – je nach lokaler Satzung. Reines Salz ist vielerorts beschränkt zulässig (Ausnahme Gefahrstellen, sonst Mischung). Das Streugut sollte umweltverträglich und effizient sein – z. B. gibt es zertifizierte Streumittel, die korrosionsarm und nach DIN EN 16811 getestet sind.

• Dokumentation: Jeder Winterdiensteinsatz ist zu protokollieren (Datum, Uhrzeit Beginn/Ende, was wurde gemacht, besondere Vorkommnisse). Dies dient dem Haftungsnachweis, falls dennoch Unfälle passieren. Manche Dienstleister liefern diese Protokolle automatisch mit. Intern sollte ein Winterdienstbuch geführt werden.

• Lager und Ausstattung: Streugutlager ist trocken zu halten (z. B. in Tonnen oder Sacksilo), um Klumpenbildung zu vermeiden. Fahrzeuge und Schneeschieber im Herbst checken (Wartung, Probelauf). Persönliche Schutzausrüstung für Winterdienstler: Warnkleidung, ggf. Schuhspikes.

• Notfallplan: Bei extremen Witterungen (z. B. Blitzeis, starker Schneesturm) sollten Extra-Maßnahmen vorgesehen sein: evtl. zusätzliche Kräfte akquirieren (z. B. Hausmeister anderer Objekte), Notfall-Kit mit Absperrband, Schilder „Weg gesperrt wegen Glätte“ bereitstellen, falls temporär Bereiche unzugänglich sind. Kommunikation an Mitarbeiter, wenn z. B. ein Tor wegen Schneeverwehung nicht nutzbar ist.

Serviceverträge für Winterdienst enthalten oft SLAs, z. B.: „Räumung beginnt spätestens 1 Stunde nach Schneefallbeginn“ oder „bis 7:00 Uhr morgens sind alle Hauptwege schnee- und eisfrei“. Diese sollten mit der lokalen Rechtslage harmonieren. Der Betreiber muss die Qualität überprüfen (Stichproben, Nutzerfeedback) und bei Mängeln sofort nachsteuern. Gerade im Winterdienst gilt: Sicherheit first – im Zweifel lieber einmal mehr streuen als ein Verletzungsrisiko eingehen.

• Schädlings- und Neophytenmanagement: Außenanlagen können von unerwünschten Tieren oder Pflanzen beeinträchtigt werden. Zum einen klassische Hygieneschädlinge: Ratten, Mäuse, Tauben. Zum anderen invasiven Neophyten: z. B. Riesen-Bärenklau (Herkulesstaude), japanischer Knöterich, Ragweed. Ein Schädlingsmonitoring ist daher sinnvoll: Auslegepläne für Rattenköderboxen rund um Gebäude, regelmäßige Kontrolle durch einen Schädlingsbekämpfer (der auch die Köder wechselt), Fallen für Wühlmäuse in Zierflächen etc. Bei starkem Taubendruck können auch habitatlenkende Maßnahmen ergriffen werden (Fütterungsverbote, Vergrämungsspitzen an Bauwerken, Reinigung von Kotflächen). Invasive Pflanzen sollten frühzeitig erkannt werden: z. B. Herkulesstaude muss vor der Blüte entfernt werden (unter Schutzmaßnahmen, da ihr Saft phototoxisch ist). Viele Bundesländer haben Meldepflichten für massenhaftes Auftreten bestimmter Neophyten. Hier empfiehlt es sich, das Gartenpersonal zu schulen, damit es solche Pflanzen identifizieren kann. Die Entfernung sollte nach behördlichen Empfehlungen erfolgen (Bärenklau z. B. ausgraben und verbrennen/über den Restmüll entsorgen, keinesfalls kompostieren). Ansonsten gehören zum Pflanzenschutz auch vorbeugende Maßnahmen: robustere, standortgerechte Pflanzen wählen (reduziert Pestizideinsatz), Nützlingsförderung (Insektenhotels, Vogelnistkästen) integrieren, ggf. biologischen Pflanzenschutz (z. B. Ausbringen von Nematoden gegen Engerlinge) praktizieren. Wenn chemische Biozide eingesetzt werden, dann nur durch sachkundige Personen und dokumentiert (Pflanzenschutz-Anwenderjournal).

• E-Mobility-Infrastruktur: Viele Bürostandorte richten Ladepunkte für Elektrofahrzeuge ein – für Firmenflotten oder Mitarbeiter/Gäste. Diese Ladeeinrichtungen fallen, wie erwähnt, unter die DGUV-V3-Prüfpflicht (ortsfeste elektrische Anlage). Installation: Immer durch eine konzessionierte Elektrofachfirma, unter Einhaltung der Normen (DIN VDE 0100-722 für Ladeeinrichtungen). Netzbetreiber-Anmeldung durchführen (bis 12 kW nur Anzeige, darüber Genehmigungspflicht, meist pro Standort). Betrieb: Eine verantwortliche Elektrofachkraft sollte benannt sein, die den Betrieb überwacht. Ladestationen haben interne Fehlerdiagnose (FI-Schalter Typ B oder A-EV integriert); dennoch empfiehlt es sich, zumindest jährlich die wesentlichen Funktionen zu prüfen (Ladungstest, FI-Test durch Prüftaste, Sichtkontrolle der Kabel und Stecker) – gemäß DEKRA-Empfehlung ergibt sich aus den DGUV/VDE-Vorschriften für viele Ladesäulen eine jährliche Prüffrist. Offizielle Prüfung durch befähigte Person alle 4 Jahre (Isolationsmessung etc.). Betriebskonzept: Entscheiden, ob die Stationen öffentlich zugänglich sein sollen oder nur intern. Falls öffentlich (gegen Gebühr), sind eichrechtliche Vorgaben zu beachten (Eichrechtskonforme Zähler, Anzeige kWh). Die Abrechnung kann über Backend-Systeme laufen oder z. B. der Strom kostenlos als Benefit angeboten werden. Integration: Einbindung ins CAFM/Energiemanagement ist sinnvoll, um Stromverbräuche zu monitoren. Zugangskontrolle per RFID-Chip oder App muss verwaltet werden (Zuteilung an berechtigte Nutzer). Außerdem Sicherheitsaspekt: Sind die Ladesäulen durch Poller vor Anfahrunfällen geschützt? Gibt es Beschilderung und Markierung der Parkplätze als „E-Auto Ladeplatz“? Diese Dinge regelt meist die StVO (Beschilderung) und sollten mitbedacht werden. Wartung: Neben elektrischer Prüfung auch Firmware-Updates der Stationen einplanen (IT-Sicherheit, neue Funktionen). Im Störungsfall braucht es entweder einen Wartungsvertrag mit dem Hersteller oder einen schnellen Zugriff auf interne Fachkräfte. Schließlich sollte das Risiko eines Totalausfalls minimiert sein – z. B. Redundanz oder Notfallplan, falls alle Lader wegen Netzproblem ausfallen (Notabschaltung, Information der Nutzer). Insgesamt sind Ladesäulen ein vergleichsweise neuer Bestandteil von Außenanlagen; ihr Management sollte eng mit der Elektrotechnik-Abteilung verzahnt werden.

All diese Teilbereiche müssen nicht isoliert betrachtet werden – sie greifen oft ineinander. Zum Beispiel: Beim Winterdienst wird auch auf Grünflächen Rücksicht genommen (nicht alle Flächen mit Salz übersprühen, um Pflanzen zu schützen); bei Veranstaltungen im Freien (Sommerfest) müssen evtl. Wege, Beleuchtung, Müllentsorgung und Rasenregeneration zusammengedacht werden. Daher sollte es Bereichsübergreifende Abstimmungen geben. In der Praxis geschieht dies etwa in Form von regelmäßigen „Außenanlagen-Runden“ im FM-Team oder durch eine integrierte CAFM-Software, die alle Assets und Aufgaben koordiniert.

Die Umsetzung des Betriebskonzepts wird erheblich erleichtert durch den Einsatz geeigneter IT-Systeme. In einem großen Unternehmen mit umfangreichen Außenanlagen ist ein Computerized Maintenance Management System (CMMS) oder Computer Aided Facility Management (CAFM)-System quasi unerlässlich, um den Überblick zu behalten.

• CAFM-gestütztes Anlagenmanagement: Alle relevanten Außenanlagen-Assets sollten im CAFM oder Enterprise Asset Management (EAM)-System erfasst werden. Dazu gehört ein Asset-Register, in dem z. B. folgende Objekte aufgenommen werden: Leuchten (mit Standort, Typ, Leistung, Installationsdatum), Bäume (Baumkatasterdaten: Art, Pflanzjahr, letzter Schnitt), Spielgeräte, Pumpen der Bewässerung, Tore, Fahrbahnflächen (als Fläche mit qm-Angabe), Rasenflächen, usw. Jedes Asset erhält eine eindeutige ID und ist idealerweise geo-referenziert (Koordinate oder Verortung auf dem Lageplan). Moderne CAFM-Systeme unterstützen offene Datenformate wie IFC – das heißt, man kann BIM-Modelldaten importieren und darin z. B. auch Außenanlagen-Elemente abbilden. Oft werden Außenanlagen jedoch in GIS-Systemen modelliert, insbesondere bei großen Campusarealen. Hier kommt CityGML ins Spiel: Ein CityGML-Stadtmodell kann das Gelände, die Gebäude und Vegetation enthalten und via Schnittstelle dem CAFM bekannt machen. Alternativ können 2D-Pläne mit Layern (Wege, Leitungen, Beleuchtung) im CAFM hinterlegt werden. Wichtig ist, dass das System Instandhaltungsintervalle und Verknüpfungen zu Aufgaben speichert – z. B. Objekt „Spielplatz A“ hat verknüpft: wöchentliche Kontrollen, vierteljährliche Wartungen, jährliche TÜV-Inspektion, jeweils mit Terminserien. So erzeugt das CAFM automatisch Arbeitsaufträge oder Erinnerungen, was die Inspektions-Compliance sicherstellt.

• GIS-Integration: Viele FM-Abteilungen koppeln ihr CAFM mit einem GIS, da Außenanlagen sehr raumbezogen sind. Ein Web-GIS mit WMS/WFS-Einbindung erlaubt es, aktuelle Kataster oder Luftbilder als Hintergrund zu nutzen und das Firmengelände exakt nachzuhalten. Beispielsweise können Hydranten, Schächte, Beleuchtungsmasten als GIS-Layer geführt werden – teils liefern Kommunen diese Daten als WFS-Service. Im System können dann z. B. Live-Wetterkarten (Web Map Services) eingebunden werden, um anzuzeigen, wo evtl. Niederschlag gerade niedergeht (Hilfreich für Winterdiensteinsatzplanung). CityGML-Daten (sofern vorhanden, etwa aus einem städtischen 3D-Modell) könnten genutzt werden, um das unmittelbare Umfeld (Nachbargebäude, Geländetopographie) abzubilden – relevant für Wind-/Schattensimulation oder Einbindung ins städtische Grünkonzept. Auch die internen Daten lassen sich via OGC-Standards bereitstellen: Z. B. könnte der FM-Bereich einen WFS anbieten, der die Standorte aller betriebsinternen Bäume mit Attributen enthält, damit Planer oder Gutachter extern diese abrufen können.

• IoT-Sensorik in Außenanlagen: Die fortschreitende Digitalisierung (Stichwort Smart Facility) ermöglicht es, kostengünstig Sensoren einzusetzen, um Echtzeitdaten aus dem Gelände zu erhalten. Beispiele: - Bodenfeuchtesensoren: in repräsentativen Rasenflächen oder Beeten messen diese die Volumenwassersättigung und melden ans Bewässerungssystem, wann gewässert werden muss (so wird Über- oder Unterbewässerung vermieden). Diese Daten können ins CAFM fließen, um Bewässerungsberichte zu generieren (z. B. „Wasserverbrauch pro Fläche“). - Wetterstationen: Eine lokale Wetterstation auf dem Dach kann Niederschlag, Temperatur, Wind messen. Deren Daten werden für den Winterdienst (z. B. Eismelder – detektiert Eisbildung und alarmiert automatisch den Winterdienstkoordinator bei gefährlicher Glätte) oder die Steuerung der Außenbeleuchtung (Helligkeitssensor steuert Dämmerungsschalter) genutzt. - Bewegungs- und Belegungssensoren: Auf Parkplätzen können Bodensensoren oder Kameras zählen, wie viele Stellplätze frei sind, und dies z. B. dem Empfang oder per App an Mitarbeiter melden. Solche Daten (Nutzungsgrad Parkplatz) helfen, ob man z. B. zusätzliche Flächen aktivieren muss. Ebenso könnten Sensoren an Fahrradständern, e-Ladesäulen etc. genutzt werden. - Smart Lighting: LED-Leuchten können mit IoT-Sensoren verbunden sein (Bewegung, Dämmerung) und per Funk vernetzt sein, um Gruppen geschaltet zu werden. Über eine IoT-Plattform könnte der FM z. B. per Dashboard sehen: welche Leuchte ist an/aus, wo ist der Stromverbrauch am höchsten. - Kameras und Drohnen: Während fest installierte Kameras v.a. Sicherheits- und Überwachungszwecken dienen (DSGVO-konform zu behandeln, nur wo nötig einsetzen), können Drohnen temporär für Inspektionen eingesetzt werden. Einige Unternehmen experimentieren mit Drohnenflügen, um z. B. den Zustand von Dachflächen oder Freiflächen zu überprüfen. Mit KI-Bildanalyse lassen sich daraus Erkenntnisse gewinnen – etwa erkennt eine trainierte KI auf Bildern von Wegen potenzielle Schäden (Risse, Schlaglöcher) oder auf Bildern von Grünflächen, ob Rasen trocken ist oder wo sich Unrat befindet. Solche Ansätze stehen noch am Anfang, werden aber in den nächsten Jahren an Bedeutung gewinnen.

• Datenqualität und -pflege: Bei all den digitalen Tools ist sicherzustellen, dass die Daten aktuell und konsistent bleiben. Das bedeutet: Nach einer Baumaßnahme, die Außenanlagen verändert (z. B. neue Wege oder Pflanzflächen), muss das CAFM/GIS aktualisiert werden. Hier zahlt es sich aus, wenn Bauprojekte in BIM geplant werden – man kann dann das IFC-Modell der neuen Außenanlage importieren, sofern die Planer z. B. mit Landschafts-BIM gearbeitet haben (es gibt IFC-Objekte für Gelände, Vegetation etc.). Falls kein BIM vorliegt, zumindest die „klassischen“ Bestandspläne angleichen. Ein Data Governance Plan sollte festlegen, wer für welche Datensätze zuständig ist (z. B. technischer Zeichner pflegt Pläne, Gärtner meldet Änderungen von Pflanzflächen). Standardisierung: Einheitliche Benennungen (Bsp.: Baum heißt überall „Tree“ im System, nicht mal „Baum“ mal „Gehölz“), Nutzung von Kategorien und Schlagworten, um Filter und Berichte fahren zu können (z. B. Kategorie „Außenanlage-Grün“, „Außenanlage-Verkehr“ in der Asset-Datenbank).

• Integration mit anderen Systemen: Das Außenanlagen-Management überschneidet sich mit anderen FM-Bereichen. So könnte das CAFM mit dem Helpdesk-System verknüpft sein, damit Mitarbeiter Mängel in Außenanlagen via Ticketsystem melden (Beispiel: kaputte Parkplatzeinfassung wird als Ticket erfasst, geht an den zuständigen Techniker). Auch mit dem Energiemanagementsystem ist eine Kopplung sinnvoll, z. B. um den Stromverbrauch der Außenbeleuchtung oder der Ladestationen automatisiert zu übernehmen und in die Energiebilanz einzuspeisen. Schnittstellen (APIs) sind hier das Stichwort: Moderne FM-Software bietet offene APIs, um solche Daten in beide Richtungen fließen zu lassen. Mit Blick auf KI-Anwendungen werden solche Datenströme verwendet, um Algorithmen zu füttern – z. B. ein KI-Modell, das auf Basis von Wettervorhersage und aktuellen Parkplatzbelegungsdaten die optimale Schneeräumroute plant, benötigt Zugriff auf verschiedene interne und externe Datenquellen.

Insgesamt ermöglicht eine integrative Systemlandschaft dem Facility Manager, proaktiv zu handeln: Dashboards können z. B. zeigen „alle Bäume grün = innerhalb der Inspektionsfristen, oh der Baum Nr. 47 blinkt rot = Kontrolle überfällig“; oder „Wetterwarnung Frost in 8 Stunden => Push-Benachrichtigung an Winterdienst und Hausmeister auslösen“. Durch solch datengestütztes Arbeiten werden Risiken minimiert und Ressourcen effizienter eingesetzt.

• Unfallrisiken für Personen: Stolper-, Rutsch- und Sturzgefahren zählen zu den größten unmittelbaren Risiken. Unebene Gehwegplatten, herausragende Wurzeln auf Wegen, rutschiges nasses Laub oder winterliche Glätte – all dies kann zu Personenschäden führen. Hier greift – wie erläutert – die Verkehrssicherungspflicht des Betreibers in voller Konsequenz: Wird ein solcher Mangel bekannt oder hätte bei zumutbarer Kontrolle auffallen müssen, muss unverzüglich Abhilfe geschaffen oder die Gefahrenstelle abgesichert werden. Andernfalls drohen Haftungsansprüche bei Unfällen. Die Organisation muss daher sicherstellen, dass regelmäßige Rundgänge und Kontrollen stattfinden, damit z. B. eine lockere Stufe oder ein öliger Fleck auf dem Parkplatz frühzeitig entdeckt und beseitigt wird. Ebenso müssen Risiken wie herabfallende Äste (bei Sturm) minimiert werden – durch fachgerechten Baumschnitt (Totholzentnahme) und evtl. temporäre Sperrungen bei Extremwetter. Zur Personensicherheit zählt auch die Beleuchtung: Mangelhafte Beleuchtung kann zu Unfällen oder Kriminalitätsrisiken (Überfälle) beitragen. Entsprechend muss gewährleistet sein, dass Beleuchtungsausfälle sofort behoben werden und die Ausleuchtung angemessen ist.

• Wildtiere und Biodiversität: Außenanlagen, insbesondere in Randlagen oder mit Grünflächen, können von Wildtieren besucht werden. Rehe oder Wildschweine können Grünanlagen verwüsten oder eine Gefahr im Straßenverkehr auf dem Gelände darstellen. Ggf. sind Maßnahmen wie Wildschutzzäune oder regelmäßige Kommunikation mit Jagdpächtern nötig, falls solche Vorfälle gehäuft auftreten. Auf der anderen Seite soll die Förderung von Biodiversität (Insekten, Vögel) positiv wirken – hier muss man abwägen, wie z. B. eine naturnahe Gestaltung vereinbar ist mit Sicherheitsaspekten (hohes Gras vs. Zeckengefahr?). Neophyten (invasive Pflanzen) können zur Gefährdung werden: Riesenbärenklau etwa sondert phototoxische Substanzen ab, die bei Hautkontakt zu schweren Verbrennungen führen können. Das Personal muss wissen, wie damit umzugehen ist (Schutzausrüstung, professionelle Entfernung). Ein „grünes“ Risiko ist auch allergieauslösende Pflanzen (Ambrosia artemisiifolia – Ambrosia, hochallergenes Unkraut) auf dem Gelände – deren Auftreten sollte sofort bekämpft werden, da es Mitarbeiter gefährden kann.

• Vandalismus und Sabotage: Außenbereiche sind exponiert und außerhalb der Arbeitszeiten oft weniger überwacht als Gebäude. Vandalismusschäden wie Graffiti, mutwillig beschädigte Bänke, herausgerissene Pflanzen oder sogar angezündete Müllcontainer kommen vor. Neben den Kosten und Aufwand solcher Schäden besteht vor allem Gefahr, wenn etwa Glasscherben absichtlich auf Wegen verteilt werden oder Bolzen an Spielgeräten entfernt werden – letzteres kann schwerste Unfälle verursachen. Daher muss ein Konzept vorliegen, wie solche Schäden entdeckt (z. B. regelmäßige Rundgänge auch am Wochenende durch Sicherheitsdienst) und behoben werden. Beleuchtung und ggf. Überwachungskameras an sensiblen Orten (Parkplatz, Eingangsbereiche) können abschreckend wirken. Bei wichtigen Infrastrukturen (E-Ladesäulen, Trafostationen) sind Abschließungen oder Zugangskontrollen sinnvoll, um Sabotage vorzubeugen.

• Witterungsextreme: Die Zunahme von Extremwetter (Starkregen, Stürme, Hitzewellen, Kälteperioden) stellt besondere Herausforderungen dar. Beispiele: Ein Starkregen kann Binnen Minuten Unterführungen fluten oder Hänge erodieren – Notfallpumpen oder Erosionsschutz (Matten) sind eventuell notwendig. Stürme können Bäume entwurzeln oder Äste herabbrechen lassen – neben der Prävention (Baumpflege) braucht es einen Plan, wie im Ereignisfall das Gelände schnell wieder sicher gemacht wird (z. B. Vertrag mit einem 24/7-Baumdienst, der im Notfall kommt). Hitze und Dürre führen zu Trockenstress für Vegetation – erhöhte Bewässerung nötig, aber gleichzeitig Wasserknappheit möglich (hier helfen Wassermanagement und Auswahl trockenresistenterer Pflanzen). Winterextreme (Eisregen, Schneemassen) hatten wir im Winterdienstkonzept: Hier kann z. B. eine extreme Dauerfrostperiode dazu führen, dass Streusalz knapp wird oder dass plötzlich auftauender Boden Flächen unterspült (Rohrbrüche möglich). Ein guter Notfallplan listet verschiedene Szenarien auf (Sturm, Hochwasser, Stromausfall auf Außenanlagen, Chemieunfall benachbart mit Kontamination etc.) und legt Verantwortlichkeiten sowie Abläufe fest. So ein Plan enthält auch Alarmierungsketten: Wen rufe ich zuerst an? (z. B. die Feuerwehr oder erstmal internes Krisenteam), wer informiert Behörden? – gerade bei Umweltvorfällen (z. B. Auslaufen von Diesel aus einem Notstromaggregat in den Boden) muss sofort die Umweltbehörde eingeschaltet werden. Manche dieser Pläne sind vorgeschrieben (Störfallverordnung, wenn anwendbar), die meisten gehören aber zur freiwilligen Vorsorge und sind Teil eines ISO 41001-basierten Managementsystems (Risiko- und Chancenbewertung).

• Technische Anomalien: Zu den Risiken zählen nicht nur unmittelbare Gefahren, sondern auch technisches Versagen. Z. B. Ausfall der Außenbeleuchtung auf dem gesamten Gelände (evtl. durch Kurzschluss im Steuerkasten) – das erzeugt Sicherheitsrisiken und erfordert schnelles Eingreifen (Nacht-Elektriker). Oder Pumpenausfall in der Drainage, was bei Starkregen Überflutung verursachen kann. Oder – eher neu – IT-Ausfall bei vernetzten Systemen (wenn z. B. die Smart-Steuerung der Bewässerung spinnt und stundenlang volle Beregnung fährt -> Keller laufen voll Wasser). Hier hilft eine vorausschauende Anomalie-Erkennung: Moderne Systeme nutzen KI, um aus der Norm fallende Situationen zu erkennen. Beispielsweise kann eine Kamera mit KI-Software autonom Schlaglöcher und Risse auf Fahrbahnen erkennen und melden, noch bevor ein Mitarbeiter es meldet. Oder ein Energiemonitoring bemerkt, dass der Stromverbrauch der Außenbeleuchtung plötzlich um 20 % gestiegen ist – ein Hinweis, dass vielleicht irgendwo Leuchtmittel defekt (Stroboskop-Effekt) sind oder neue Verbraucher (Baustrahler?) angeschlossen wurden. Solche Systeme stehen erst am Anfang, aber man sollte sie im Auge behalten für zukünftige Implementierung.

• Dokumentations- und Versicherungsrisiken: Ein oft unbeachtetes Risiko ist das Fehlen oder Verlieren von Nachweisen. Im Haftungsfall (jemand stürzt auf vereister Treppe) muss der Betreiber nachweisen, dass er seinen Pflichten nachgekommen ist. Gibt es kein Streuprotokoll von jenem Tag, steht man schlecht da. Daher ist die Dokumentenführung so wichtig. Für sämtliche wiederkehrenden Prüfungen (Bäume, Spielgeräte, Elektro etc.) sollte eine lückenlose Nachweiskette existieren. Versicherungstechnisch verlangen viele Versicherer (Betriebshaftpflicht) heute, dass ein „Verkehrssicherungskonzept“ implementiert ist. Kommt es zu großen Schäden (z. B. Sturm entwurzelt Baum, der aufs Nachbarhaus fällt), wird die Versicherung fragen: Wurden die Bäume regelmäßig kontrolliert? Ohne Nachweis droht im Worst Case eine Leistungsverweigerung wegen grober Fahrlässigkeit. Das Betriebskonzept muss daher diese administrativen Risiken abdecken durch gute QM-Systematik.

Um Risiken systematisch zu managen, kann man eine Risikomatrix führen – im Anhang ist ein Beispiel skizziert, das Risiken den Bereichen zuordnet (z. B. Risiko: „Person stürzt auf Außen-treppe“ – Bereich: Verkehrswege – Eintrittswahrscheinlichkeit – Schadensausmaß – Maßnahmen wie regelmäßige Kontrolle, Geländer montieren etc.). Ebenso sollte man an Auditierungen denken: Intern oder durch externe Auditoren können regelmäßige Überprüfungen stattfinden, ob alle Pflichten erfüllt werden (z. B. Check: „Wurden 100 % der geplanten Baumkontrollen dieses Jahr erledigt?“ oder „Sind alle prüfpflichtigen Anlagen im Prüfintervall?“). Solche Audits – in ISO 41001 gefordert – helfen, Lücken früh zu erkennen und dadurch Risiken zu minimieren.

Bei der Organisation der Bewirtschaftung von Außenanlagen stellt sich stets die Frage: Welche Aufgaben sollen mit eigenem Personal erledigt werden und welche gibt man an spezialisierte Dienstleister ab?

• Eigenleistung (Inhouse): Vorteile sind hier die unmittelbare Verfügbarkeit und Kontrolle. Eigenes Personal (z. B. ein fest angestellter Gärtner oder Hausmeister) kennt die Anlage, identifiziert sich oft mit dem Objekt und kann flexibel auf unvorhergesehene Situationen reagieren (z. B. ein Sturm in der Nacht – der eigene Gärtner ist am Morgen sofort vor Ort und räumt das Gröbste weg, ohne erst Ausschreiben zu müssen). Zudem bleiben Know-how und Daten im Haus. Nachteile können höhere Personalkosten (Tariflöhne, Sozialabgaben) und erforderliche Investitionen in Maschinen sein, sowie eventuell begrenztes Spezialwissen (nicht jeder Hausmeister kennt sich z. B. mit Baumpilzen aus).

• Fremdleistung (Outsourcing): Spezialfirmen verfügen über Fachkenntnisse und Equipment. Ein professioneller GaLaBau-Betrieb hat z. B. Schlegelmäher, Hebebühnen für Bäume, Winterdienst-Lkws – Dinge, die intern teuer vorzuhalten wären. Dienstleister können auch je nach Saison Personal aufstocken oder abfedern, was für ein einzelnes Unternehmen schwieriger ist. Zudem kann man über Ausschreibungen Kostenwettbewerb nutzen und sich auf Kernaufgaben konzentrieren. Nachteile hier: Man gibt ein Stück weit Kontrolle aus der Hand und muss Aufwand in die Vertragssteuerung stecken. Und: Egal was vertraglich vereinbart ist, im Schadenfall bleibt rechtlich der Betreiber in der Verantwortung (Betreiberhaftung), er kann sich nicht einfach mit dem Verweis auf den Dienstleister entlasten. Das bedeutet, man benötigt ein gutes Controlling der Leistungen.

• Typische Aufteilung: Routine- und einfache Tätigkeiten lassen sich oft gut outsourcen, da der Markt dafür vorhanden ist (Gartenpflege, Reinigungsdienste, Winterdienste). Hochspezialisierte oder kritische Aufgaben behält man eher intern oder unter sehr enger Kontrolle (z. B. Baumkontrolle durch eigenem Gärtnermeister, oder Schneeräumung auf einem Chemie-Werksgelände lieber intern wegen der hohen Verantwortlichkeit). Häufig sieht man: Rasenmähen wird fremdvergeben (da Fläche groß, Maschine teuer, Personal saisonal schwankend), aber das tägliche Entfernen von Müll und Unrat auf dem Gelände macht ein Hausmeister selbst auf seiner Runde. Winterdienst wird in schneereichen Regionen oft extern vergeben, in weniger schneereichen intern mit eigenem Personal „nebenbei“ gemacht.

• Entscheidungskriterien: - Kostenrechnung: Eigenleistung verursacht Personalkosten (inkl. Ausfallzeiten, Urlaub, Krankheit) und Investitionskosten (Maschinenkauf, Wartung). Fremdleistung hat einen vertraglich festen Preis (ggf. Saisonpauschale + Leistungslohn). Eine Vollkostenrechnung inkl. Overhead entscheidet, was günstiger ist. - Know-how und Qualität: Gibt es intern jemanden mit ausreichender Qualifikation? Wenn nein, dann eher extern. Beispiel: Baumpflege (Kletterer im Baum) – kaum ein normaler FM wird dafür eigenes Personal vorhalten, da es sehr spezialisiert und risikoreich ist. Das gibt man an Arboristen ab. - Kapazität und Flexibilität: Bei stark schwankenden Aufgaben (Sommer viel zu tun, Winter wenig zu tun) bieten externe Firmen den Vorteil, dass sie Personal flexibel einsetzen. Intern müsste man Mitarbeiter im Winter anders beschäftigen oder kündigen/saisonieren, was schwierig sein kann. - Reaktionszeit: In Notfällen kann internes Personal meist schneller reagieren (vor Ort, kürzere Wege). Mancher Betrieb hält daher einen Bereitschaftsdienst eigener Leute vor und nutzt Externe nur im regulären Betrieb.

• In vielen Fällen ergibt sich ein Mischmodell: Zum Beispiel pflegt die interne Hausmeisterei die Zierbeete und leeren Abfalleimer täglich (hohe Präsenz, niedrige Schwelle Aufgabe), während eine Fachfirma alle zwei Wochen den Rasen mäht und zweimal jährlich Hecken schneidet. Für Baumkontrollen kommt jährlich ein externer Gutachter (Sachverständiger) und die Umsetzung etwaiger Baumarbeiten (Kronensicherung, Fällungen) macht wieder eine externe Baumpflege-Firma. Diese Arbeitsteilung muss sauber dokumentiert sein, damit nichts „durchs Raster“ fällt (kein Verantwortungsvakuum). Hier hilft eine Schnittstellenmatrix (siehe Anhang), wo für jede Aufgabe steht: „wer macht’s, wer kontrolliert’s“.

• Bei Fremdvergabe zu beachten: - Leistungsvertrag: Möglichst präzise Leistungsbeschreibung. Im Außenbereich am besten mit Leistungspositionen nach VOB/C (auch wenn es evtl. als Dienstvertrag vergeben wird, kann man so beschreiben). Z. B. „Rasenmahd, ca. 5000 m², 1x wöchentlich von April–Oktober, Schnitthöhe 4–6 cm, inkl. Schnittgutaufnahme und Entsorgung“. Solche Details verhindern späteren Streit. - Eignungsnachweise: Schon im Vergabeverfahren sicherstellen, dass der Dienstleister qualifiziert ist: Referenzen ähnlicher Objekte, Nachweis Sachkunden (z. B. Pflanzenschutz), Geräteausstattung (hat er genug Fahrzeuge?), Zertifikate (z. B. ISO 9001 oder SCC für Sicherheit, Gärtnermeister als Einsatzleiter etc.). - Vertragsgestaltung: Je nach Leistung kommt entweder ein Werkvertrag (z. B. für einmalige Bauleistung wie Wegebau) oder ein Dienstvertrag (für fortlaufende Pflege) in Frage. Bei Werkverträgen immer Gewährleistung einfordern (nach VOB/B: 4 Jahre Landschaftsbau). Bei Dienstverträgen auf flexible Kündigungsfristen achten (falls unzufrieden). - SLAs/KPIs: Wie erwähnt, in den Vertrag quantitative Ziele aufnehmen. Etwa: „90 % der Zeit muss Parkplatzschneefreiheit gewährleistet sein während der Betriebszeiten“ (KPI), oder „maximal 5 Reklamationen pro Jahr wegen Reinigungsmängeln“ etc. Bei Überschreiten können Vertragsstrafen definiert sein oder Bonus-Malus-Systeme. Allerdings sollten diese realistisch und messbar sein, sonst gibt es Auslegungsschwierigkeiten. - Dokumentationspflichten: Den Dienstleister vertraglich verpflichten, Berichte zu liefern (digital am besten). Beispiel: der Winterdienst sendet nach jedem Einsatz eine PDF oder nutzt gleich das CAFM-System, um Einsatzbericht zu loggen. Oder die Grünpflegefirma pflegt ein Online-Tagebuch, wann sie wo tätig war. So hat man im FM die Daten parat (wichtig für Nachweise). - Koordination und Kommunikation: Intern sollte ein Verantwortlicher benannt werden (z. B. „Objektbetreuer Außenanlagen“), der erster Ansprechpartner für den Dienstleister ist. Umgekehrt muss der Dienstleister einen Einsatzleiter benennen, der entscheidungsbefugt und erreichbar ist. Das verhindert Kommunikationslücken. Regeltermine (Jour fixe) können helfen, Missverständnisse früh auszuräumen und Leistungsstand zu prüfen.

• Bei Eigenleistung zu beachten: - Schulung: Das eigene Team muss adäquat geschult sein. Es bringt wenig, die Arbeit intern zu machen, aber die Leute kennen Normen und Techniken nicht – dann leidet Qualität und Sicherheit. Also: regelmäßige Fortbildungen anbieten (z. B. Hausmeister auf Spielplatzprüfer-Lehrgang, Gärtner auf Baumkurs). - Ausstattung: Ausreichendes und gutes Equipment bereitstellen. Nichts frustriert Mitarbeiter mehr, als mit unpassenden Werkzeugen arbeiten zu müssen (z. B. zu kleiner Rasenmäher für Riesenfläche). Daher die benötigten Maschinen identifizieren und beschaffen, inkl. Wartungsbudget dafür. Auch PSA nicht vergessen (Gehörschutz, Schnittschutz, Warnwesten). - Arbeitsschutz / Überwachung: Wenn eigene Mitarbeiter z. B. mit Kettensägen Bäume schneiden, muss man Arbeitssicherheit streng einhalten. Dazu gehört Gefährdungsbeurteilung, Einsatz nur von Unterwiesenen (Sägen-Führerschein), Bereitstellung von Schutzmitteln. Intern muss jemand verantwortlich sein, das zu organisieren. Externe Firmen bringen oft ihre Sicherheitskonzepte mit, intern muss man’s selbst machen. - Personalplanung: Urlaubsvertretungen regeln, damit z. B. im August nicht die gesamte Gärtnerei im Urlaub ist und keiner mäht. Oder im Winter muss eine Rufbereitschaft organisiert werden (inkl. finanzieller Abgeltung). Solche Dinge sollten in Betriebsvereinbarungen oder internen Dienstanweisungen festgelegt sein. - Motivation und Qualität: Eigenes Personal kann man gut motivieren, indem man ihnen Verantwortung und Anerkennung gibt. Z. B. ein „Pate“ pro Bereich: der eine Hausmeister fühlt sich für den Haupteingang verantwortlich, der andere für den Innenhof etc. Dann identifizieren sie sich eher mit „ihrem“ Bereich und halten ihn in Schuss. Qualität sollte man intern auditieren (Vier-Augen-Prinzip: Kollege B kontrolliert mal die Arbeit von Kollege A nach Checkliste).

Insgesamt ist kein Ansatz per se besser – oft kommt es auf die Kombination an. Entscheidend ist, dass unabhängig vom Wer die Aufgaben lückenlos erfüllt werden und die Betreiberverantwortung wahrgenommen wird. Wenn z. B. das Rasenmähen ausgelagert ist, aber die externe Firma wegen Personalmangel mal 3 Wochen nicht kommt und keiner merkt es, hat das Modell versagt. Daher egal ob Eigen- oder Fremd: Kontrolle und Flexibilität müssen gewährleistet sein. Viele Betriebe behalten einen kleinen Grundstock an Multi-Skilled-Hausmeistern, die im Notfall einspringen können, auch wenn 90 % der Arbeiten extern laufen. So kann man z. B. kurzen Prozess machen, wenn der Dienstleister ausfällt: das Gröbste intern erledigen, dann Ersatz suchen.

Ein Betriebskonzept ist nur dann realistisch, wenn es auch wirtschaftlich tragfähig ist. Außenanlagen mögen gegenüber dem technischen Gebäudebetrieb weniger kostenintensiv erscheinen, aber gerade auf großen Arealen können beträchtliche Budgets dafür nötig sein (Pflege, Reinigung, Winterdienst, Energie für Beleuchtung etc.).

• Leistungskataloge und Mengengerüste: Ausgangspunkt ist die vollständige Erfassung der zu bewirtschaftenden Flächen und Einrichtungen. Wie viele Quadratmeter Rasen gilt es zu mähen? Wie viele Bäume sind zu kontrollieren? Wie viele Lampen zu warten? Solche Zahlen werden in einem Mengengerüst zusammengetragen. Darauf basierend kann man Kennwerte anwenden oder Angebote einholen, um Jahreskosten zu schätzen. Zum Beispiel: Wenn die Grünpflegefirma pro Jahr 1,20 € pro m² Rasenfläche verlangt und man 10.000 m² hat, weiß man der Posten liegt bei ~12.000 € jährlich. Solche Kennwerte gibt es in FM-Benchmarks (z. B. GEFMA-Kennzahlen, FM-Kostenbenchmarks). Tabellen im Anhang könnten beispielhafte Einheitspreise und Kosten pro m² für typische Außenanlagenleistungen zeigen (natürlich schwanken diese je nach Region). Diese Vorarbeit hilft, ein realistisches Budget anzusetzen.

• Budgetierung und Kostentracking: Idealerweise werden die Außenanlagenkosten im FM-Budget separat ausgewiesen (Teil der Bewirtschaftungskosten nach DIN 18960). Dazu zählen: Pflegekosten (Gartenunterhalt, Reinigung), Instandhaltungskosten (Reparaturen an Wegen, Austausch defekter Elemente), Betriebskosten (Energie für Beleuchtung/Beregnung, Wasserverbrauch, Winterdienstmaterial), Verwaltungskosten (Prüfungen, Gutachter). In der Budgetplanung wird pro Kostenart ein Jahresbetrag festgelegt. Über das Jahr hinweg sollte ein regelmäßiges Controlling stattfinden: Sind Ausgaben im Plan? Ggfs. kann man in saisonalen Bereichen wie Winterdienst flexible Ansätze wählen (Milde Winter -> Budget bleibt unter Plan; harte Winter -> vielleicht Nachtrag nötig). Es ist auch sinnvoll, Rücklagen für periodische Maßnahmen zu bilden – z. B. wenn alle 5 Jahre großer Baumrückschnitt ansteht, jährlich 1/5 der Summe zurückstellen.

• Kosten-Nutzen-Betrachtungen bei Investitionen: Manchmal stehen Entscheidungen an, ob sich eine Anschaffung oder Umrüstung lohnt, um Betriebskosten zu senken. Im Außenbereich z. B.: - Mähroboter: Anschaffung teuer (ein Profi-Mähroboter für 5000 m² kostet mehrere zehntausend Euro inkl. Installation), aber er spart Personalkosten beim Mähen und kann konstant mulchen (bessere Rasenqualität, kein Schnittgut entsorgen). Hier müsste man rechnen: Was kostet der bisherige Mäh-Aufwand (Eigenpersonalstunden oder Dienstleisterkosten) vs. was kostet Betrieb des Roboters (Abschreibung + Wartung + Strom). Zusätzlich monetär schwer greifbar: leiserer, emissionsfreier Betrieb (Image, CO₂-Ersparnis). - Regenwasser-Zisterne: Investition bspw. 20.000 € für Tank und Pumpen, dafür jedes Jahr z. B. 200 m³ weniger Trinkwasserverbrauch für Beregnung. Bei Wasserpreis 2 €/m³ spart das 400 € im Jahr – rein wirtschaftlich 50 Jahre Amortisation, also nicht unbedingt lohnend. Aber wenn man „weiches“ Wasser hat, wird die Rasenqualität besser und man ist unabhängiger bei Wasserknappheit – solche Nutzen muss man mit einbeziehen (bspw. in Form von Risikovermeidung). - LED-Umstellung Beleuchtung: Hier meist klarer Business Case: 50 % Energieersparnis, sodass nach 5–7 Jahren die Investition wieder drin ist. Zusätzlich Wartungsvorteile (Lampentausch nur noch alle 10–15 Jahre statt jährlich). Deshalb werden solche Maßnahmen meist im Rahmen von Nachhaltigkeitsprogrammen mitgetragen. Evtl. gibt es sogar Fördermittel (Bundesförderung effiziente Gebäude – auch Außenbeleuchtung kann förderfähig sein). - Digitalisierung: Ein CAFM-Modul anschaffen oder Sensoren ausrollen kostet Geld. Hier muss man den Nutzen bewerten: spart es Personalzeit? Reduziert es Ausfälle? Teilweise lassen sich Effizienzgewinne schwer direkt in Euro fassen, aber man kann qualitativ argumentieren (z. B. „Durch IoT-Feuchtesensoren haben wir 2025 25 % weniger Wasser verbraucht als 2024, dies entspricht x € und zeigt sich auch in gesünderen Pflanzen, weniger Ersatzpflanzungen nötig.“).

• Steuerung über SLA/KPI: Bereits in Kap. 4 erwähnt – das wirtschaftliche Controlling nutzt KPIs, um nachzuhalten, ob Dienstleister ihre Leistung erbringen und ob für Geld auch Qualität kommt. Wenn man etwa vereinbart hat, dass der externe Winterdienst 95 % der Zeit die Wege eisfrei hält, und dann auswertet, dass es nur 80 % waren (viele Beschwerden, Messungen), kann man entweder sanktionieren (Vertragsstrafe) oder muss die Ursachen ergründen (war es extremer Winter oder hat der Dienstleister zu wenig gestreut?). Qualitätskennzahlen: Im Grünflächenbereich nutzt man z. B. die FLL-Qualitätsstufen (A = sehr gepflegt, B = gepflegt, C = befriedigend, D = ungepflegt) mit definierten Kriterien (wie Grashöhe, Unkrautanteil, Sauberkeit). Ein Auditor kann Stichproben machen und bewerten: 90 % der Flächen erfüllten Stufe B oder besser – ist das gemäß Vertrag? Falls nein, kann man Zahlungen kürzen. Reaktionszeit-Kennzahlen: Z. B. wie schnell wurden gemeldete Mängel behoben? Wenn das Teil des SLA ist (etwa „Graffiti wird binnen 5 Werktagen entfernt“), kann man darüber Buch führen.

• Quartalsauswertungen und Budgetanpassung: Es empfiehlt sich, nicht erst am Jahresende Bilanz zu ziehen, sondern unterjährig. Viele Firmen machen quartalsweise FM-Reportings. Darin könnte z. B. stehen: „Winter Q1: Budget 60 T€, Ist 45 T€ (milder Winter, 3 Einsätze). Grün Q2: Budget 30 T€, Ist 35 T€ (Mehraufwand durch Sturmaufarbeitung).“ So sieht man Trends und kann früh gegensteuern (z. B. Budget von Winter auf Grün umschichten wenn sinnvoll). Auch Dienstleister-Performance sollte regelmäßig besprochen werden – bei groben SLA-Verfehlungen kann man einen Service Improvement Plan verlangen oder im Extremfall vom Vertrag zurücktreten.

• Lebenszyklus und Werterhalt: Zwar werden Außenanlagen oft als „weiche Faktoren“ betrachtet, aber sie stellen einen erheblichen Vermögenswert dar – die Herstellung einer hochwertigen Außenanlage kann Millionen kosten (Landschaftsarchitektur, edle Materialien). Deren Erhalt durch angemessene Pflege erhält auch den Wert der Immobilie. In Immobilienbewertungen fließt der Zustand der Außenanlagen mit ein (Zustandsnote). Vernachlässigte Flächen mindern den Marktwert, während gepflegte Flächen ihn steigern. Damit kann man argumentieren, dass Pflegkosten Investitionen in Werterhalt sind. Langfristig können kaputtgesparte Außenanlagen teuer werden – Beispiel: Wenn man Jahre nicht ins Wegenetz investiert, muss man am Ende alles neu machen (Kapitalaufwand), statt kontinuierlich kleine Instandsetzungen vorzunehmen (Betriebsaufwand). Eine Life Cycle Cost-Betrachtung sollte somit Teil des Konzepts sein: Für wesentliche Außenanlage-Komponenten (Wege, Beleuchtung, Bäume) kann man prognostizieren, wann Ersatzinvestitionen anstehen und Rückstellungen bilden. Z. B. eine Pflasterfläche hält 30 Jahre – man kann kalkulatorisch jedes Jahr 1/30 des Neupreises als Rücklage buchen, damit in 30 Jahren Geld da ist für Erneuerung. Einige Unternehmen nutzen dazu DIN 18960, die empfiehlt, Nutzungskosten inklusive Instandsetzungskosten über Lebenszyklen zu planen.

• Ressourceneffizienz und Nachhaltigkeit: Immer wichtiger wird, dass wirtschaftliche Betrachtung nicht nur €-Kosten, sondern auch ökologische und soziale Kosten berücksichtigt. Etwa kann man im Zuge des Nachhaltigkeitsreportings (CSRD) den CO₂-Fußabdruck der Außenanlagenpflege tracken: Wie viel Diesel verbrauchen unsere Maschinen? Wie viel CO₂ bindet unser Grün? Wenn z. B. ein Wechsel auf akkubetriebene Geräte teurer ist, könnte dies dennoch positiv bewertet werden in der Nachhaltigkeitsbilanz (weniger Lärm, keine direkten Emissionen). So fließen Nachhaltigkeitskriterien in Investitionsentscheidungen mit ein. Fördermittel (z. B. für grüne Parkplätze, E-Ladeinfrastruktur) können wirtschaftliche Anreize setzen, nachhaltige Maßnahmen umzusetzen.

In Summe erfordert die wirtschaftliche Steuerung ein enges Zusammenspiel von Budgetplanung, Leistungsüberwachung und zukunftsorientierter Investitionsplanung. Das Betriebskonzept sollte transparente Zahlen enthalten (soweit möglich) und deutlich machen, wie Qualität und Kosten in Balance gehalten werden. Im Zweifelsfall ist es besser, etwas mehr in präventive Pflege zu investieren, als später hohe Schadenkosten zu tragen – diese Philosophie sollte vom Management unterstützt werden.

Zur Verdeutlichung der Umsetzung eines solchen Betriebskonzepts ist ein Blick auf Best Practices und Erfahrungswerte aus der Praxis hilfreich.

• Beispielunternehmen A (Industriecampus): Dieses Unternehmen betreibt einen großen Produktions- und Bürostandort mit über 50.000 m² Außenfläche. Vor einigen Jahren entschied man sich, das Bewässerungsmanagement zu optimieren, da die jährlichen Frischwasserkosten für die Grünanlagen sehr hoch waren. Implementiert wurde ein automatisiertes, sensor- und witterungsbasiertes Beregnungssystem. Bodenfeuchtesensoren in verschiedenen Grünflächen und Wetterdaten (Regenprognose) steuern nun zentral die Beregnungscomputer. Eine KI-Software lernt zudem aus den vergangenen Bewässerungszyklen, um immer präzisere Bewässerungspläne zu erstellen (Berücksichtigung von Verdunstung, Bodenarten etc.). Ergebnis: Innerhalb eines Jahres sank der Wasserverbrauch um ca. 30 %, ohne dass die Pflanzen litten – im Gegenteil, die Gesundheit der Bepflanzung verbesserte sich, da Staunässe und Trockenstress minimiert wurden. Die Investition (rund 40.000 €) hat sich über Einsparungen nach wenigen Jahren amortisiert. Zusätzlich konnte man in Trockenphasen bewässern, bevor Stress sichtbar wurde, was teure Nachpflanzungen verhinderte. Dieses Beispiel zeigt, wie IoT und KI praktisch Nutzen bringen können und gleichzeitig Nachhaltigkeitsziele fördern.

• Beispielunternehmen B (Verwaltungscampus): Hier stand die Baumkontrolle im Fokus. Auf dem parkähnlichen Campus mit über 300 alten Bäumen war die regelmäßige Kontrolle eine Herausforderung. Früher ging ein externer Gutachter alle 2 Jahre durchs Gelände. Nun hat man ein zweistufiges Konzept: Jährlich fliegt eine Drohne mit hochauflösender Kamera über alle Baumkronen und erstellt Bildmaterial. Eine Software analysiert diese Bilder auf dürre Äste, Pilzbefall (z. B. typische Kronenverlichtungsmuster) und Veränderungen zum Vorjahr. Verdächtige Bäume werden markiert. Anschließend untersucht ein FLL-zertifizierter Baumkontrolleur gezielt diese Kandidaten näher (Aufstieg mit Hebebühne oder per VTA-Methodik am Stamm). Durch diese Vorgehensweise konnten die Intervalle für Vollkontrollen verlängert werden (nur alle 4 Jahre eine flächige Kontrolle am Boden), weil die jährliche Drohneninspektion eine gute Vorauswahl trifft. Die Kosten der Drohnenbefliegung sind deutlich geringer als eine flächige Gutachterbegehung – und sie liefert zusätzlich einen lückenlosen Bilddatensatz der Bäume zur Dokumentation. In den letzten 3 Jahren wurden durch dieses System mehrere Problem-Bäume identifiziert, bevor sie zum akuten Risiko wurden (z. B. Zwiesel mit Rissbildung, der auf den Bildern erkennbar war – der Baum wurde kontrolliert und dann kontrolliert abgetragen, bevor er brechen konnte). Diese vorausschauende Instandhaltung spart Kosten (Notfällungen sind teuer) und erhöht die Sicherheit.

• Beispielunternehmen C (Büropark mehrerer Gebäude): Dieses Unternehmen entschied sich, im Rahmen seines Innovationsprogramms einen robotikgestützten Winterdienst zu pilotieren. Man hat einige lange Gehwege auf dem Gelände, die bisher manuell geräumt wurden. Nun kommen während normaler Schneefälle kleine autonome Räumroboter zum Einsatz, die entlang virtueller Routen den Schnee wegschieben. Über LoRaWAN sind sie mit einer Zentrale verbunden und melden Start/Ende, sowie etwaige Störungen. Während die schweren Schneefälle weiterhin vom hauseigenen Team mit Schneeschieber und Aufsitzkehrmaschine gemacht werden, übernehmen die Roboter die leichten bis moderaten Schneefälle eigenständig nachts. Dies führte zu einer Arbeitsentlastung von ca. 20 % der Hausmeister-Stunden im Winter. Die Mitarbeiter können sich in dieser Zeit anderen Aufgaben widmen (z. B. Innenreinigung). Natürlich waren auch Herausforderungen zu meistern: Anfangs blieben Roboter an gefrorenen Kanten hängen, Lernkurve etc. – aber nach Optimierung der Wege und Software laufen sie weitgehend zuverlässig. Dieses Beispiel zeigt, dass Robotik im FM Einzug hält und gewisse Routinetätigkeiten effizient übernehmen kann. Es erfordert jedoch eine gute Planung (Roboter eignen sich nur für standardisierte Bereiche, nicht komplizierte Orte) und Change Management (Mitarbeiter müssen sich mit der neuen Technik arrangieren). In diesem Fall hat man die Hausmeister von Anfang an eingebunden und geschult, sodass Akzeptanz da ist.

• Beispiel D (Universitätscampus): In einem Universitätscampus wurden im Rahmen der Nachhaltigkeitsinitiative verschiedenste Maßnahmen in den Außenanlagen ergriffen: extensive Wiesen statt überall Englischer Rasen, Anlage von Regenwassergärten, Installation von Solarpanels auf Parkplatzüberdachungen, und ein CAFM-gestütztes Reporting aller Außenanlagenaktivitäten. Man konnte nach einigen Jahren empirisch belegen, dass die CO₂-Bilanz verbessert wurde – durch weniger Mäh-Einsätze (weniger Benzinverbrauch) und Kompensationseffekte der neuen Vegetationsflächen. Auch zeigten Umfragen, dass die Nutzerzufriedenheit mit dem Campus gestiegen war (Studierende und Mitarbeiter empfanden den Campus als „grüner“ und angenehmer). Gleichzeitig sanken die laufenden Kosten für Pflege leicht, trotz einiger höherer Investitionen zu Beginn. Hier zeigt sich, dass eine ganzheitliche Herangehensweise – ökologische und ökonomische Aspekte verzahnt – zu einem Gewinn für alle führt.

• Allgemeine Erkenntnisse aus Best Practices: - Integriertes CAFM mit Reporting: Wer seine Außenanlagen systematisch im CAFM erfasst und Kennzahlen trackt, hat deutlich bessere Steuerungsmöglichkeiten. Viele Best Practices erwähnen, dass sie durch regelmäßiges KPI-Monitoring Schwachstellen schneller erkannt haben und gegensteuern konnten, was über Jahre zu niedrigeren Instandhaltungskosten führte und weniger überraschenden Großschäden. - Transparenz und Dokumentation: Erfolgsgeschichten betonen, dass eine transparente Dokumentation gegenüber Management und Eigentümern wichtig ist. Wenn man nachweisen kann „wir haben alle unsere 100 Bäume im Blick, jeder hat einen Pflegeplan“, schafft das Vertrauen und Rechtssicherheit. Im Gegensatz dazu hatten einige Unternehmen, die in der Vergangenheit Außenanlagen stiefmütterlich behandelt haben, plötzlich hohe Kosten durch Schadensfälle (inkl. Rechtsstreitigkeiten nach Unfällen). - Neue Technologien gezielt einsetzen: Ob KI, Robotik oder IoT – nicht alles, was technisch geht, macht sofort Sinn. Best Practices zeigen, dass ein klar umrissener Use Case entscheidend ist. Also: erst definieren, welches Problem gelöst werden soll (z. B. „Schlaglöchererkennung verbessern“), dann die passende Technik einsetzen. Inkrementelle Einführung (Pilotbereiche, dann Ausbau) hat sich bewährt, um aus den Erfahrungen zu lernen und Investments zu stufen. - Mitarbeiterqualifikation: In allen Beispielen, wo es gut funktioniert hat, wurde betont, dass die beteiligten Mitarbeiter qualifiziert und motiviert sind. Schulungen und Einbindung ins Konzept (die Gärtner wissen, warum Biodiversitätsflächen wichtig sind, die Winterdienstler verstehen, warum genau dokumentiert werden muss etc.) führen zu Engagement. Unternehmen, die in Ausbildung (z. B. Lehrlinge als Gärtner inhouse) investieren, profitieren langfristig von eigenem Know-how. - Zusammenarbeit mit Behörden und Nachbarn: In Campus- oder großen Industriearealen gibt es häufig Überschneidungen mit öffentlichem Raum (z. B. Gehwege vorm Firmengrundstück) und mit Anwohnerinteressen. Best Practices pflegen hier proaktiv den Austausch: z. B. wird mit der Stadt vereinbart, wer den Gehweg vor dem Gelände räumt, oder mit der Feuerwehr abgestimmt, wo Sammelplätze in Außenanlagen sind. Auch Naturschutzbehörden bindet man bei größeren Grünvorhaben früh ein, um deren Auflagen zu integrieren. Das erspart später Konflikte.

Insgesamt zeigen diese Fallstudien, dass ein gut geplantes und ausgeführtes Außenanlagen-Management Mehrwert schafft – in Form von Einsparungen, Sicherheit, Mitarbeitermotivation, Image und Nachhaltigkeit. Wichtig ist stets die Anpassung an die spezifischen Bedingungen: Was für den einen Standort optimal ist (z. B. Drohnen für Bäume) mag woanders unnötig sein (wenn man nur 5 Bäume hat). Doch die Prinzipien – systematisch planen, neue Möglichkeiten ausloten, Qualität messen, kontinuierlich verbessern – gelten universell.

Der Blick in die kommenden 5 bis 10 Jahre lässt erkennen, dass das Facility Management von Außenanlagen vor spannenden Entwicklungen steht, angetrieben von Klimawandel, Technologie und Regulatorik.

• Klimaanpassung und ökologische Gestaltung: Durch den Klimawandel werden Extremwetter häufiger – heiße Sommer, Dürreperioden, aber auch Starkregenereignisse. Außenanlagen müssen darauf ausgelegt werden. In 5–10 Jahren wird das Konzept der Schwammstadt vielerorts Standard: Freiflächen werden so gestaltet, dass sie Regenwasser speichern (z. B. Mulden, Rigolen, Versickerungsflächen), anstatt es sofort abzuleiten. Das reduziert Überflutungsrisiken und schafft gleichzeitig mehr Grünvolumen, das als Puffer dient (gegen Hitze und als CO₂-Senke). Unternehmen werden vermehrt auf hitzeverträgliche und trockenheitsresistente Bepflanzungen setzen – etwa statt durstiger Zierpflanzen robuste Stauden oder klimaangepasste Baumarten (z. B. Feldahorn statt Durlaub-Eiche). Stadtbäume oder Campus-Bäume könnten gezielt mit Bewässerungssäcken in heißen Wochen versorgt werden (was heute schon in Städten praktiziert wird). Biodiversität wird ein Kernziel: Man wird artenreiche Wiesen etablieren, Nistmöglichkeiten für Insekten und Vögel integrieren, um Beitrag zu lokalen Ökosystemen zu leisten. Das ist nicht nur „nice to have“, sondern wird teilweise gefordert – etwa im Rahmen von ESG-Strategien oder lokalen Auflagen. So könnten größere Firmen verpflichtet werden (oder freiwillig kommunizieren), den Anteil versiegelter Fläche zu reduzieren und durch Begrünung zu ersetzen.

• Robotik und Automatisierung: Die nächsten Jahre werden vermutlich eine kleine „Revolution“ in mechanischer Hinsicht bringen. Automower (Mähroboter) sind schon verbreitet in Gärten – ihr Einsatz auf Firmenrasen wird zunehmen, zumal es Modelle für große Flächen gibt. Auch autonome Reinigungsmaschinen (für Wege kehren) sind vorstellbar. Im Winter sind autonome Schneeräum-Roboter denkbar für Bürgersteige (in Japan werden solche getestet). Drohnen werden Routine-Werkzeuge im FM werden: Sei es zur regelmäßigen Geländeinspektion (in festgelegten Routen, mit KI-Auswertung der Aufnahmen) oder zum punktuellen Überwachen großer Areale, um illegalen Müllablagerungen o. ä. aufzuspüren. Autonome Fahrzeuge könnten z. B. den internen Mülltransport übernehmen (kleine E-Fahrzeuge, die Abfallsammelpunkte abfahren). Insgesamt werden monotone, häufige Aufgaben verstärkt automatisiert – die Technik wird robuster und kostengünstiger. Natürlich ersetzt das nicht alle menschlichen Tätigkeiten: Feinpflege, komplexe Entscheidungen, soziales Kontrollgefühl (der Hausmeister, der gleichzeitig Ansprechpartner ist) bleiben wichtig. Aber es entlastet Personal und kann in Zeiten von Fachkräftemangel helfen, die notwendigen Aufgaben überhaupt zu bewältigen.

• Künstliche Intelligenz (KI) im Entscheidungsmanagement: KI wird in Zukunft noch tiefer ins FM vordringen. In 5–10 Jahren ist es gut vorstellbar, dass KI-basierte Dienste zur Verfügung stehen, die z. B. prädiktive Analysen liefern: „Auf Grundlage von Wetterdaten und Vegetationsinformationen prognostiziere ich hohen Bewässerungsbedarf für nächste Woche – plane bitte 20 % mehr Bewässerungszeit ein.“ Oder „Die Auswertung der letzten Wintereinsätze zeigt, dass Bereich X oft zu spät geräumt war – schlage alternative Routenoptimierung vor.“ Solche Tools könnten als Assistenzsystem dem Facility Manager helfen, optimale Entscheidungen zu treffen. KI-gestützte Bilderkennung wurde schon genannt (Erkennen von Schäden auf Bildern). Bis dahin sind diese Modelle sicherlich noch genauer und auch trainiert auf vielfältige Szenarien (von Straßenschäden bis Pflanzengesundheit). Daten- und KI-Governance: Mit dem Einzug von KI kommt auch das Thema Datensouveränität. Viele Unternehmen werden hybride Modelle fahren – datenschutzkritische KI-Anwendungen (etwa Auswertung von Videoüberwachung) laufen On-Premise, während unkritische Dinge (Wetterprognose-KI) aus der Cloud kommen. Man wird genauer hinschauen, welche Daten nach außen gegeben werden. Die EU plant möglicherweise Regulierungen für KI (Stichwort AI Act), was Betreiber beachten müssen (z. B. Kennzeichnungspflicht, wenn autonomer Roboter im öffentlichen Raum agiert).

• Offene Plattformen und Schnittstellen: Proprietäre Insellösungen werden vermutlich verschwinden. Stattdessen setzen sich offene Standards und Plattformökosysteme durch. In der Praxis könnte das heißen: Die verschiedenen Sensoren, Roboter und Software in Außenanlagen sprechen eine gemeinsame Sprache (z. B. MQTT oder API-Schnittstellen), sodass sie orchestriert werden können. Facility Manager könnten dann über ein zentrales Digital Twin-Dashboard den gesamten Campus digital abbilden, in dem alle Objekte live-status haben (ein bisschen in Richtung „SimCity“ für die echte Welt). CityGML 3.0 und IFC4 x Weiterentwicklungen liefern dafür die Datenmodelle. Außerdem wird man Daten mit externen teilen (Stichwort Open Data): Evtl. gibt ein Unternehmen Daten über seine begrünten Flächen an die Stadt weiter, damit diese in Umweltkarten mit berücksichtigt werden – so entstehen Synergien für Stadtplanung (z. B. Hitzeinselkarten).

• Kreislaufwirtschaft und Nachhaltigkeit im Außenbereich: Der Green Deal und generelle Trend zur Circular Economy werden auch Außenanlagen beeinflussen. Beispielsweise: - Wenn in 10 Jahren ein Weg neu gebaut wird, wird man darauf achten, die alten Steine zu recyceln (vielleicht gibt es einen Materialpass für Pflastersteine, sodass man weiß, wie man sie wiederverwenden kann). - Biomasse aus Außenanlagen (Grünschnitt, Laub) wird evtl. auf dem eigenen Gelände kompostiert oder an Energieanlagen geliefert statt als Abfall entsorgt. Könnte sogar sein, dass Unternehmen kleine Biogasanlagen für Grünschnitt betreiben, um Wärme zu erzeugen. - Spiel- und Freizeiteinrichtungen werden modularer und recyclingfähiger geplant – z. B. Austausch einzelner Module statt ganze Geräte verschrotten. - Elektrofahrzeuge im Außeneinsatz (E-Kehrmaschinen, E-Traktoren) werden Standard, um Emissionen zu senken. Vielleicht gibt es Solarpaneele auf dem Firmengelände, die gleich den Strom dafür liefern (Solar-Carports). - CO₂-Tracking: In der CSRD müssen große Firmen ihren Carbon Footprint berichten. Da werden sie auch die Emissionen aus der Bewirtschaftung ihrer Außenflächen bilanzieren müssen (Scope 1: z. B. Treibstoffverbrauch eigener Maschinen, Scope 3: Emissionen der beauftragten Dienstleister). Dieser Druck führt dazu, dass FM-Abteilungen vermehrt CO₂-optimierte Strategien fahren: z. B. keine Benzin-Laubbläser mehr (hohe Emission, Lärm) sondern Laubbesen oder Akkugeräte. Oder Ausgleichsmaßnahmen: Bäume pflanzen für Kompensation und natürlich auch als Schattenspender, was das Mikroklima verbessert. - Gesundheit und Soziales: Außenanlagen der Zukunft werden noch stärker als Wohlfühl- und Gesundheitsfaktor gesehen. Arbeitgeber erkennen, dass eine begrünte, gut gestaltete Umgebung die Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität steigert. Pausengärten mit Sportmöglichkeiten, Arbeitsplätze im Freien (Outdoor Working Spaces) werden häufiger eingerichtet. Das stellt neue Anforderungen ans FM: solche Anlagen müssen mitbetreut werden (z. B. Outdoor-WLAN, Bestuhlung, Sauberkeit). Aber es zahlt sich aus: zufriedene Mitarbeiter sind weniger krank etc. – dieser Trend hängt mit New Work und ESG (Sozial-Komponente) zusammen.

• Regulatorische Entwicklungen: In der EU und Deutschland könnte es zu weiteren Normierungen und Gesetzen kommen: - Vielleicht eine Verkehrssicherungs-Richtlinie für Privatgrundstücke, die spezifischer regelt, was zu tun ist – um Rechtssicherheit zu verbessern. - Möglicherweise strengere Auflagen in Umweltbereichen, z. B. vollständiges Pestizidverbot auf Firmenaußenflächen (derzeit ja de facto schon stark eingeschränkt). - Ausbau der Pflichten im Bereich Klimaanpassung: Kommunen könnten vorschreiben, dass bei neuen Gewerbegebieten eine Mindestbegrünungsquote oder Versickerungsquote erreicht werden muss. Das FM muss dann Konzepte liefern, diese einzuhalten. - Datenschutz wird immer relevant bleiben: Wenn Drohnen fliegen oder Kameras KI-gestützt auswerten, muss man sich in 5 Jahren vielleicht Audits gefallen lassen, die prüfen, ob man KI korrekt einsetzt (Stichwort EU AI Act). - Arbeitsrechtlich: Vielleicht kommen strengere Vorschriften für Auftraggeberhaftung bei externem Personal – in Ansätzen gibt es das ja (z. B. Betreiberverantwortung). Das würde bedeuten, man muss in Outsourcing-Verträgen noch detaillierter Pflichten delegieren und überwachen. GEFMA 190 und VDI 3810 etc. sind da Vorboten und werden sicher ausgebaut.

Zusammengefasst wird das Außenanlagen-Management der Zukunft smarter, grüner und vernetzter sein. Facility Manager werden sich neues Wissen aneignen müssen – z. B. im Umgang mit KI-Datenanalyse oder in klimaresilienter Grünplanung. Das Berufsbild wandelt sich vom „Verwalter“ zum „Enabler“ einer nachhaltigen, sicheren und ansprechenden Umgebung.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Unternehmen, die diese Trends antizipieren, werden langfristig Kosten sparen (Effizienz, Vermeidung von Schäden), ihre ESG-Ziele erfüllen und ein positives Image als verantwortungsvoller Akteur fördern. Der Weg dahin braucht aber sorgfältige Planung, Pilotprojekte (nicht alles auf einmal ändern) und – ganz wichtig – Change Management: Die Belegschaft und Dienstleister müssen bei diesem Wandel mitgenommen werden, durch Schulungen und Kommunikation.

In 10 Jahren könnte ein Betriebskonzept Außenanlagen beinhalten, dass ein Teil der Steuerung an autonome Systeme übergeht, während der FM-Manager mehr zum strategischen Netzwerker wird, der Mensch, Natur und Technik in Einklang hält.

Außenanlagen großer Büro- und Industrieimmobilien professionell zu betreiben, erfordert ein ganzheitliches Konzept, das Rechtssicherheit, Effizienz und Nachhaltigkeit miteinander verbindet.

• 1. Klare Organisation und Prozesse: Ein Fundament des Erfolgs ist eine saubere organisatorische Aufstellung. Zuständigkeiten müssen eindeutig festgelegt sein (z. B. per RACI-Matrix), damit jeder weiß, welche Aufgaben er hat und Verantwortlichkeiten nicht verwischen. Prozesse – von der Jahrespflegeplanung bis zur Störungsmeldung – sollten dokumentiert und allen Beteiligten bekannt sein. Nur so lassen sich Pflichten wie die Verkehrssicherung zuverlässig erfüllen. Hilfreich sind dabei standardisierte Checklisten und Kommunikationswege. Etwa weiß der Wachdienst genau, wen er nachts anruft, wenn ein Sturm Äste abbricht (Notfallkette). Die Prozesse sollten zudem regelmäßig auditiert werden, wie es ISO 41001 fordert, um die Wirksamkeit zu prüfen und kontinuierlich zu verbessern.

• 2. Integration rechtlicher und normativer Anforderungen: Das Konzept muss alle relevanten Gesetze, Normen und Regeln berücksichtigen, um compliant zu sein. Das heißt u. a.: Die Einhaltung von ArbSchG/BetrSichV für Arbeitssicherheit (z. B. Prüfung elektrischer Anlagen), die Erfüllung der Verkehrssicherungspflichten (§ 823 BGB) durch präventive Inspektionen, die Umsetzung von DIN- und FLL-Standards bei Pflege und Bau (um nach „anerkannten Regeln der Technik“ zu handeln). Das Betriebskonzept sollte diese Anforderungen nicht nur passiv erfüllen, sondern aktiv in Checklisten und Verträge einbauen. Beispielsweise kann eine interne Richtlinie vorschreiben, dass „nach DGUV 3 alle ortsfesten Außenanlagen alle 4 Jahre durch Elektrofachkraft X geprüft werden“ oder dass „die Spielplatzhauptinspektion bis 31. März eines Jahres erfolgt“. So werden Normvorgaben zur konkreten Handlungsanweisung.

• 3. Technikeinsatz (CAFM, IoT, KI) gezielt zur Effizienzsteigerung: Die Digitalisierung bietet enorme Chancen, die im Konzept genutzt werden sollten. Ein CAFM-System fungiert dabei als Daten-Drehkreuz: Es hält den Wartungsplan ein, erinnert an Termine, dokumentiert Leistungen – somit wird nichts vergessen und Transparenz hergestellt. IoT-Sensoren können dem FM-Team viel Arbeit abnehmen (z. B. manuelle Feuchtekontrollen erübrigen sich durch automatische Meldungen) und helfen, Ressourcen zu schonen (Wasser, Energie). KI-gestützte Analysen werden in Zukunft die Entscheidungsgrundlagen erweitern – das Konzept sollte offen sein für solche Innovationen und ggf. Pilotprojekte vorsehen. Allerdings gilt: Technologie ist Mittel zum Zweck, nicht Selbstzweck. Jede Investition sollte einen konkreten Nutzen haben (siehe Best Practices). Die Empfehlung ist, schrittweise zu digitalisieren: Zuerst Kern-CAFM einführen, dann vielleicht in einem Bereich IoT testen (z. B. Bewässerung) und später ausrollen, anstatt alles gleichzeitig und unkoordiniert. Wichtig ist auch, Daten- und IT-Sicherheit nicht zu vernachlässigen: Bei der Vernetzung von Außenanlagen (z. B. Kameras, Sensoren) müssen DSGVO und interne IT-Policies beachtet werden (z. B. Datenschutz für Video, Cloud vs. On-Premise für KI).

• 4. Nachhaltigkeit und Zukunftsfähigkeit berücksichtigen: Das Konzept darf nicht statisch sein, sondern sollte antizipieren, dass in einigen Jahren sich Rahmenbedingungen ändern (Klimaverhältnisse, Gesetze, Firmenexpansion). Daher empfiehlt es sich, flexible und nachhaltige Lösungen von Anfang an zu integrieren. Beispielsweise: Auswahl von langlebigen, recycelbaren Materialien bei Wegebau (die evtl. teurer sind, aber über Lebenszyklus günstiger); Pflanzenauswahl nach künftigem Klima; Reservierung von Erweiterungsflächen (und interimsmäßig sinnvolle Nutzung als Grünfläche statt als Brache). Auch Corporate Sustainability Goals sollten heruntergebrochen werden: Wenn das Unternehmen bis 2030 CO₂-neutral sein will, muss Außenanlagen-FM seinen Beitrag definieren (z. B. Umstieg auf akku-betriebene Geräte bis Jahr X). Ein weiterer Aspekt: Mitarbeiter und Nutzer einbeziehen – oft kommen gute Ideen direkt von Nutzern („Könnten wir nicht im Hof einen Gemüsegarten anlegen?“ – was die Identifikation stärkt). Solche Initiativen im Rahmen von Corporate Citizenship können Teil des Konzepts werden.

• 5. Wirtschaftlichkeit und Qualität in Balance halten: Das Konzept hat gezeigt, wie man mit SLA/KPI-Steuerung sicherstellt, dass Geld effektiv eingesetzt wird. Die Empfehlung ist, von Anfang an Kennzahlen zu etablieren und regelmäßig zu monitoren. So erkennt man Trends (steigende Kosten? nachlassende Qualität?) und kann gegensteuern. Vertragsmodelle mit Bonus/Malus können Leistungsanreize setzen, sollten aber fair austariert sein. Ein häufiger Tipp aus der Praxis: „Qualität vor Quantität“ – es ist besser, etwas mehr zu investieren, um einen robusten Service zu haben, als billig zu vergeben und dann durch Ausfälle und Ärger höhere Folgekosten zu haben. Mit KPIs wie Inspektionsquote oder Mängel Behebungsdauer kann man dem Management gegenüber die Leistung auch sichtbar machen, was Unterstützung schafft.

• 6. Praktische Hilfsmittel und Dokumente bereitstellen: Ein Konzept nützt wenig, wenn es nicht an der Basis gelebt wird. Deshalb sollten praktische Tools den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Dazu gehören: - Checklisten: z. B. eine Checkliste „monatliche Außenanlagenrunde“ für Hausmeister: Beleuchtung ok? Wege sauber? Müllbehälter geleert? etc. Oder Checkliste „Baumkontrolle“ mit Abhakpunkten. Solche Hilfsmittel (siehe Anhang) sorgen für Standardisierung und Vollständigkeit bei Inspektionen. - Pläne und Kataster: Jeder im Team sollte Zugriff auf aktuelle Lagepläne haben, in denen wichtige Dinge markiert sind (z. B. wo sind Absperrschieber fürs Wasser? Wo liegen Stromkabel im Boden?). Ein Notfallplan als Planvariante (mit Sammelplätzen, Hydranten etc.) ist auch nützlich für Schulungen und echte Einsätze. - Schnittstellenmatrix: Im Anhang ist vorgeschlagen, eine Tabelle zu haben, die alle Beteiligten und ihre Aufgaben listet. Das kann in der Praxis verteilt werden, damit jeder weiß, wer für was zuständig/anzusprechen ist. Gerade bei Fremdleistung hilfreich: „wer ruft Winterdienst, wenn X?“ etc. - Muster-Leistungstexte und Verträge: Falls neu ausgeschrieben wird, sollte das Konzept Mustertexte (z. B. nach VOB) anbieten, die dann nur angepasst werden müssen. Das spart Zeit und stellt sicher, dass wichtige Qualitätsanforderungen drinstehen (z. B. Verweis auf FLL-Regelwerke in Verträgen). - Reporting-Vorlagen: Um dem Management regelmäßig Bericht zu erstatten, können Templates vorbereitet werden (PowerPoint oder CAFM-Report), die KPIs, Kosten und besondere Ereignisse zusammenfassen. So bleibt das Thema Außenanlagen präsent und wird nicht erst beachtet, wenn es Probleme gibt.

• 7. Schrittweise Einführung von Innovationen: Bei aller Zukunftsorientierung sollte man realistisch und pragmatisch vorgehen. Es empfiehlt sich, Innovationen in Pilotprojekten zu testen. Z. B. eine KI-gestützte Routenoptimierung im Winterdienst könnte man erst auf einem Teilareal probieren (oder simulativ durchspielen), bevor man sie groß ausrollt. Ebenso Robotik: erst 1–2 Mähroboter im abgegrenzten Bereich, Erfahrungen sammeln (Wie ist das mit Sicherheit? Was sagen Mitarbeiter?), dann erweitern. Dieser iterative Ansatz minimiert Risiken und ermöglicht es, aus Fehlern zu lernen, bevor großer Schaden entsteht. Wichtig dabei ist, Pilotprojekte zu dokumentieren und die Entscheidungskriterien für oder gegen Skalierung festzuhalten – das unterstützt die Wissensbasis im FM.

Ein fundiertes Betriebskonzept für Außenanlagen ist kein starres Dokument, sondern ein lebendiges Steuerungsinstrument. Es stellt sicher, dass alle Facetten – rechtlich, technisch, organisatorisch, wirtschaftlich – bedacht und integriert sind. Die in dieser Arbeit entwickelten Leitlinien zeigen, dass mit einem durchdachten Konzept die Sicherheit erhöht wird (Unfälle und Haftungsfälle werden proaktiv vermieden), die Nachhaltigkeit gefördert wird (Grünanlagen als Umweltfaktor, ressourcenschonender Betrieb) und die Wirtschaftlichkeit gewahrt bleibt (optimierte Abläufe, Planbarkeit, Werterhalt). Unternehmen, die ihre Außenanlagen so bewirtschaften, sichern nicht nur die Erfüllung ihrer Pflichten, sondern schaffen ein hochwertiges Arbeits- und Betriebsumfeld, das zur Motivation der Mitarbeiter und zum Image bei Kunden beiträgt.

Die Handlungsempfehlungen zum Abschluss lauten daher: - Jetzt Bestandsaufnahme machen: Wo stehen wir bei unseren Außenanlagen (Stärken/Schwächen)? - Maßnahmenplan aufstellen: kurz-, mittel-, langfristige Aktionen definieren (z. B. „2024: CAFM einführen, 2025: Beleuchtung umrüsten, 2026: Roboter-Pilot“). - Verantwortlichkeiten klären: intern Leute befähigen und ggf. externe Partner einbeziehen. - Kontinuierlich überprüfen: Jährlich das Konzept auf Aktualität checken, aus Vorfällen lernen (z. B. ein Unfall – was lernen wir daraus ins Konzept?), und Anpassungen vornehmen.

So wird das Konzept zum ständigen Begleiter der Außenanlagenbewirtschaftung – ein Qualitätssicherungsinstrument und zugleich ein Werkzeug, um die Außenanlagen strategisch weiterzuentwickeln.

• Asset-Register Außenanlagen (Auszug): Tabelle mit Inventar aller relevanten Außenanlagen-Elemente. Spalten z. B.: ID, Bezeichnung, Standort (Koordinate oder PlanNr), Größe/Anzahl, Material/Typ, Baujahr/Pflanzjahr, Zustandsnote, Wartungsintervall, letzte Wartung, nächste Wartung. (Beispiel: ID L-15, Außenleuchte Parkplatztyp A, Standort: Parkplatz Mitte, Typ: LED 50W, Installiert: 2019, Intervall: jährlich Sichtprüfung + 4-jähr. E-Prüfung, letzte Wartung: 01.09.2024, nächste fällig: 01.09.2025.)

• Jahresarbeitsprogramm (Monatsplan): Kalenderübersicht Jan–Dez mit den planmäßigen Aufgaben pro Monat. (Z. B.: März – Frühjahrskehrung alle Flächen, Inbetriebnahme Beregnung; April – Dünger Rasen, Heckenschnitt 1; Mai – Hauptprüfung Spielplätze; Juni – Baumschau belaubt; Juli – event. Bewässerungsspitzen, etc.; Oktober – Laubkampagne Start, Winterdienstbereitschaft herstellen; November – Herbstschnitt Sträucher, Streugut anliefern; Dezember – Lichterinstallation, Winterroutine.)

• Checkliste Bäume: Enthält Prüfpunkte wie „Krone: Totholz > 5 cm vorhanden? (Ja/Nein, Bemerkung)“, „Stamm: Risse, Pilzfruchtkörper, Fäule sichtbar?“, „Wurzelanlauf: Auffälligkeiten (Anhebung, Hohlräume)?“, „Verkehrssicherheit gegeben? (Ja/Nein, Maßnahmen)“. Diese Liste wird pro Baum bzw. pro Kontrollgang ausgefüllt, inkl. Datum, Kontrolleur-Unterschrift.

• Checkliste Spielplatz: Prüfpunkte gem. DIN EN 1176-7, z. B. „Fallschutz unter Schaukel ausreichend locker und Höhe?“, „Alle Schrauben/Verbindungen fest?“, „Keine scharfen Kanten oder Splitter?“, „Funktion beweglicher Teile OK?“, „Sauberkeit/Hygiene Sand?“. Ein Wochenprotokoll könnte mehrere Geräte in einer Liste abdecken.

• Checkliste Wege/Sicherheit: Prüfpunkte: „Wege frei von Stolperstellen?“, „Beleuchtung Pfad X funktioniert?“, „Geländer alle fest?“, „Schachtdeckel plan und verriegelt?“, „Beschilderung vollständig und lesbar?“, „Mülleimer geleert?“. (Solche Checklisten kann ein Hausmeister auf seiner Runde dabei haben – analog oder per App – und Abweichungen sofort melden.)

• Risiko-/Compliance-Matrix je Teilbereich: Tabelle, die pro Bereich (Wege, Spielplatz, Bäume, etc.) die wesentlichen Risiken auflistet, die Vorschriften nennt und die Kontrollmechanismen. (Beispiel Auszug: Bereich „Wege“ – Risiko: Stolpern/Verletzung – Rechtsgrundlage: Verkehrssicherung (§823 BGB), ArbStättV – Maßnahme: monatliche Begehung + Reparatur binnen 1 Woche bei Melden; Bereich „Chemikalienlager im Außenbereich“ – Risiko: Umweltschaden bei Leck – Rechtsgrundlage: WHG, BImSch – Maßnahme: jährliche Dichtigkeitsprüfung Auffangwanne, Notfallplan Gewässerschutz vorhanden, etc.)

• SLA/KPI-Katalog (Beispielkennzahlen): Dokument mit definierten Service Levels und KPIs zur Leistungssteuerung. (Z. B.: „Winterdienst Einsatzzeit“ – SLA: Beginn Räumung < 1h nach Schneefallbeginn, KPI: % Einhaltung dieser Vorgabe; „Rasenqualität“ – SLA: max. 10 cm Grashöhe, KPI: Anteil Fläche, das Kriterium erfüllt bei Audit (> 95 %); „Beleuchtungsverfügbarkeit“ – SLA: Defekte Leuchte binnen 2 AT repariert, KPI: Durchschnittszeit bis Reparatur; „Inspektionsquote“ – SLA: 100 % der vorgeschriebenen Inspektionen/Jahr, KPI: tatsächlich durchgeführt %.) Dazu evtl. Ampeldefinition (Grün ab 95 %, Gelb 90–95 %, Rot drunter). Diese KPIs können dann quartalsweise berichtet werden.

• Schnittstellenmatrix: Tabelle mit internen und externen Schnittstellen und jeweiligen Verantwortlichkeiten. (Interne: z. B. „HSE-Abteilung“ – liefert Schulungen Arbeitssich., erhält Bericht Unfälle; „Umweltmanagement“ – gibt Ziele vor (Pestizidfreiheit), bekommt Daten (Mittelverwendung); „Einkauf“ – zust. für Ausschreibungen, erhält von FM Leistungsverz. etc. Externe: „GaLaBau-Firma Grün“ – erbringt Pflege gem. Vertrag, meldet monatlich Bericht an FM; „Winterdienst-Firma“ – hat Einsatzleiter, kommuniziert mit Hausmeister täglich bei Bedarf; „Behörde Stadt Grünflächenamt“ – bekommt Meldung über geschützte Nester, berät bei Neupflanzung; „Facility-Manager Nachbarobjekt“ – Abstimmung Grenzheckenschnitt Termine, etc.)

• Datenmodell-Schema Außenanlagen: Visualisierung/Notiz, welche Datenfelder für Außenanlagen im CAFM/BIM genutzt werden. (Z. B. IFC-Schema-Erweiterung: IfcSite->IfcExternalSpatialElement-> PropertySet „Vegetation“ mit Attributen {Species, Height, LastPruneDate}, oder CityGML Use-Cases: CityFurniture für Bänke, Solarpanel als EnergyInstallation). Auch Verweis auf vorhandene GEFMA-Standards (z. B. GEFMA 444 CAFM-Kataloge) für Außenanlagen (dort sind z. B. Objektartenkataloge enthalten).