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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Erstellung eines Betriebskonzepts für einen neuen Standort

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Außenanlagen: Erstellung eines Betriebskonzepts für einen neuen Standort

Außenanlagen: Erstellung eines Betriebskonzepts für einen neuen Standort

Außenanlagen sind mehr als gestalterische Ergänzungen eines Neubaus: Sie erfüllen zentrale Funktionen für Zugang, Sicherheit, Logistik, Entsorgung, Klimaresilienz, Verkehrsführung und Aufenthaltsqualität. Bereits mit Inbetriebnahme eines neuen Standorts beginnt ihre Nutzung – verbunden mit einer Vielzahl an Pflichten, Schnittstellen und Steuerungsaufgaben. Ein Betriebskonzept für Außenanlagen dient dazu, alle relevanten Betriebs- und Pflegeanforderungen systematisch zu definieren, Zuständigkeiten zu klären, technische Anforderungen zu dokumentieren und die Integration in das Facility Management sicherzustellen. Es ist Voraussetzung für den wirtschaftlichen, rechtssicheren und nachhaltigen Betrieb der Außenbereiche. Ein Betriebskonzept für Außenanlagen sichert nicht nur die Ordnung und Pflege des Freiraums, sondern ist Grundlage für einen gesetzeskonformen, wirtschaftlichen und nachhaltigen Gebäudebetrieb. Es beschreibt alle relevanten Flächen, Verantwortlichkeiten, Pflege- und Wartungsprozesse und schafft Transparenz, Steuerbarkeit und Nachvollziehbarkeit – für Betreiber, Dienstleister, Auditoren und Nutzende gleichermaßen. Nur wenn alle Außenbereiche systematisch erfasst, bewertet, dokumentiert und gepflegt werden, entsteht ein langfristig funktionierender Freiraumbetrieb – im Alltag ebenso wie bei Audits, Störungen oder Wetterereignissen.

Zielsetzung des Betriebskonzepts

  • Sicherstellung eines pflege-, wartungs- und betriebssicheren Außenanlagenbetriebs

  • Vermeidung ungeklärter Zuständigkeiten, Medienbrüche und Nutzungskonflikte

  • Definition von Pflegeintervallen, Prüfpflichten und Instandhaltungsroutinen

  • Grundlage für Ausschreibungen und Leistungsverzeichnisse (Grünpflege, Winterdienst etc.)

  • Integration in CAFM-Systeme und Betreiberverantwortung

Objektbeschreibung und Flächengliederung

  • Gesamtfläche der Außenanlage

  • Aufteilung nach Nutzungsarten: Verkehrsflächen (Zufahrten, Parkplätze, Feuerwehrzufahrten)

  • Grünflächen (Rasen, Strauchbeete, Baumbestände, Stauden)

  • Entsorgungsbereiche (Container, Wertstoffsammelplätze)

  • Möblierung (Bänke, Fahrradständer, Leitsysteme)

  • Wasser- und Beleuchtungstechnik

Betriebsorganisation

  • Zuständigkeiten: Betreiber, FM, Fremddienstleister

  • Koordination von Reinigung, Pflege, Instandhaltung

  • Zugangsregelungen zu Außenflächen bei Betrieb / Veranstaltung / Serviceeinsätzen

  • Organisation der Beauftragung externer Leistungen

Pflege- und Wartungskonzept

  • Pflegeklassen gemäß DIN 18919 oder betrieblich definiert

  • Intervalldefinitionen (z. B. Rasen: 10 Schnitte/Jahr, Baumschau: 2×/Jahr)

  • Reinigungszyklen für Wege, Plätze, Ausstattung

  • Wartungspflichten (z. B. Spielplatzkontrolle, Lichtanlagen, Drainagen)

  • Sonderflächen: bepflanzte Dächer, Fassadenbegrünung, Retentionsflächen

Technische Anlagen in Außenbereichen

  • Außenbeleuchtung (Beleuchtungsplan, Dämmerungsschaltung, Wartungsbedarf)

  • Entwässerung (Reinigung von Rinnen, Schächten, Versickerungselementen)

  • Bewässerungssysteme (Kontrolle, Frostsicherung, Steuerung)

  • Ladeinfrastruktur (Zugang, Prüfung, Energiemanagement)

  • Poller, Schranken, Torsysteme (Zutrittskonzepte, Wartungsplan)

Sicherheit, Verkehr und Nutzbarkeit

  • Verkehrswege gemäß ASR A1.8, barrierefrei und rutschfest

  • Beschilderung / Leitsystem / Orientierungskonzept

  • Zugänglichkeit für Feuerwehr und Rettungskräfte (Dokumentation der Zufahrten)

  • Nachtbetrieb: Beleuchtungsstärken, Sichtfelder, Einsehbarkeit

  • Winterdienstkonzept: Räum- und Streupflicht, Intervall- und Interventionszeiten

CAFM-Datenstruktur

  • Flächenverortung, Zuordnung zu Pflegeklassen, Ausstattungselemente

  • Erfassung von Prüfzyklen, Wartungsterminen, Dienstleisterverträgen

  • Verknüpfung mit Vertragsmanagement (z. B. Winterdienst, Müllabfuhr)

  • Digitalisierung von Lageplänen, Baumscheinen, Entwässerungssystemen

Betreiberverantwortung

  • Definition der Kontrollpflichten: Verkehrssicherheit, Sichtkontrollen, Mängelmeldungen

  • Einbindung von technischen Prüfroutinen (z. B. Mastprüfung, Spielplatzprüfung)

  • Nachweisführung: Protokolle, Fotodokumentation, Maßnahmenverfolgung

  • Eskalationsroutinen bei Störungen oder Unfällen

Nachhaltigkeits- und ESG-Aspekte

  • Versickerungsflächen statt Versiegelung (Regenwassermanagement)

  • Förderung von Biodiversität durch standortgerechte Pflanzung

  • CO₂-Reduktion durch LED-Umrüstung, Photovoltaik auf Wartehallen

  • Monitoring von Wasserverbrauch, Energieeinsatz, Entsorgungsleistung

  • Berichterstattung in Nachhaltigkeits- oder Umweltmanagementsystemen

Erfolgsfaktoren für ein tragfähiges Betriebskonzept

Erfolgsfaktor

Wirkung

Frühe Einbindung von FM

Vermeidung nachträglicher Anpassungen, realitätsnahe Planung

Schnittstellenklarheit

Reinigung, Pflege, Verkehr, Entsorgung, Technik klar geregelt

Digitale Verfügbarkeit

Intranet, CAFM oder Wartungsportal für alle Beteiligten

Regelmäßige Fortschreibung

Anpassung an Nutzung, Witterung, Feedback, Dienstleister

Einbindung von Nutzergruppen

z. B. HR, Empfang, Sicherheit, Nachhaltigkeit