Verbindliche Regelungen für Betrieb, Pflege, Sicherheit und Nachweispflichten im Flächenmanagement Außenanlagen – ob Verkehrsflächen, Grünflächen, Retentionsbereiche oder Aufenthaltszonen – sind technisch anspruchsvolle Bestandteile jeder Liegenschaft. Ihr sicherer, nachhaltiger und wirtschaftlicher Betrieb erfordert klar geregelte Zuständigkeiten, Abläufe und Prüffristen. Die anweisende Dokumentation stellt dafür das zentrale Regelwerk dar. Sie beschreibt alle relevanten Prozesse, Verantwortlichkeiten und Standards, die für Pflege, Wartung, Reinigung, Verkehrssicherheit, Entsorgung und Nachweisdokumentation notwendig sind. Sie ist unverzichtbar für Betreiberverantwortung, Dienstleistersteuerung, Compliance und Auditfestigkeit. Die anweisende Dokumentation ist das zentrale Steuerungsinstrument für die Nutzung, Pflege und Kontrolle von Außenanlagen. Sie schafft Verbindlichkeit, Nachvollziehbarkeit und Struktur, schützt Betreiberverantwortliche, erleichtert die Dienstleistersteuerung – und bildet die Grundlage für einen modernen, wirtschaftlichen und ESG-konformen Flächenbetrieb.
Zielsetzung der anweisenden Dokumentation für Außenanlagen Sicherstellung eines regelkonformen und wirtschaftlich steuerbaren Betriebs
Festlegung von Verantwortlichkeiten, Prüfpflichten und Pflegeintervallen
Grundlage für Ausschreibungen und Leistungsverzeichnisse
Unterstützung bei Schulungen, Unterweisungen und Kontrollen
Vorbereitung auf Audits, Behördenprüfungen und Nachhaltigkeitsberichte
Geltungsbereich und Anwendungszweck Betrifft alle außenliegenden Flächen, Ausstattungselemente und technischen Systeme
Gilt für interne Mitarbeitende, Dienstleister und Fremdfirmen
Definition der Begriffe (z. B. Pflegeklasse, Ausstattung, Sonderfläche)
Organisationsstruktur und Verantwortlichkeiten Benennung der Betreiberverantwortlichen nach VDI 3810 und DIN 18960
Zuständigkeiten für: Pflege und Reinigung
Verkehrssicherheitskontrollen
Instandsetzung / Störmeldungen
Vergabe und Steuerung externer Leistungen
Vertretungsregelungen, Schnittstellenmanagement
Flächenkategorien und Nutzungstypen Verkehrsflächen (Wege, Zufahrten, Stellplätze, Feuerwehrzufahrten)
Grün- und Vegetationsflächen (Rasen, Pflanzungen, Bäume)
Retentions- und Entwässerungssysteme
Ausstattung (z. B. Sitzbänke, Poller, Fahrradständer)
Entsorgungsbereiche (Container, Wertstoffinseln)
Pflege- und Wartungsanforderungen Pflegeklassen nach DIN 18919 oder betrieblichen Standards
Intervallvorgaben für: Rasen- und Gehölzpflege
Laub- und Abfallentfernung
Reinigung befestigter Flächen
Kontrolle und Wartung von Ausstattungen
Baumschau, Spielplatzprüfung, Entwässerungssysteme
Dokumentationspflichten für ausgeführte Leistungen
Winterdienst und Verkehrssicherheit Festlegung der Räum- und Streupflichten (Flächen, Zeiten, Intervalle)
Handlungsanweisungen bei Glätte, Schneefall oder Eisregen
Pflicht zur Einsatzdokumentation (zeitlich, örtlich, ausführungstechnisch)
Eskalationsprozesse bei Nichtdurchführung oder Gefährdung
Nachhaltigkeit, Biodiversität und ESG-Anforderungen Pflege von ESG-relevanten Flächen (z. B. Extensivbegrünung, Entsiegelung)
Verzicht auf Pestizide, Auswahl standortgerechter Bepflanzung
Anforderungen an Entwässerung, Regenwassermanagement, Versickerung
Nachweisführung zur CO₂-Bilanzierung (z. B. durch reduzierte Flächenpflege)
Schulung und Unterweisung Inhalte für Mitarbeiterschulungen (z. B. Verkehrssicherheit, Entwässerungspflege)
Schulungsrhythmen, Pflichtdokumentation, Teilnehmernachweis
Einweisung von Fremdfirmen in Nutzung und Pflegebereiche
Integration in EHS- oder CAFM-Systeme
Notfallmanagement und Schadensmeldung Meldestruktur bei Schadstellen, Unfällen, Störungen
Formblätter für Sofortmaßnahmen und Rückmeldung
Eskalationsmatrix für sicherheitsrelevante Mängel
Übergabe an Instandsetzung oder Fachbereich mit Rückverfolgung
Dokumentationspflichten digitale oder analoge Protokollierung
Prüfberichte (Spielplätze, Bäume, Lichtanlagen, Poller etc.)
Wartungsnachweise, Bilderdokumentation, Leistungsverfolgung
Ablage- und Löschkonzepte für Auditfähigkeit und DSGVO-Compliance
Bereitstellung und Pflege der Dokumentation zentrale Ablage im Intranet, CAFM oder Qualitätsmanagementsystem
Zugriff für : Facility Management
Fremdfirmen / Dienstleister
Objektverantwortliche
Änderungsmanagement mit Versionierung, Änderungsfreigabe, Archivierung
Lesebestätigung für Verantwortliche (analog oder digital)
Integration in Facility-Systeme Verknüpfung mit CAFM-System (Flächencodes, Pflegeklassen, Prüfzyklen)
Zuordnung zu Verträgen, Leistungsbereichen und Zuständigkeiten
Kopplung mit mobilen Apps für Kontrollroutinen und Störungsrückmeldung
Kennzahlenverfolgung für ESG-Reporting, Kosten- und Qualitätssteuerung
Erfolgsfaktoren für eine wirksame Dokumentation Verständlichkeit für Ausführende und Dokumentierende
Vermeidung von Zuständigkeitslücken
Regelmäßige Aktualisierung bei Flächenänderung / Projektübergabe
Nutzung durch mobile Endgeräte und FM-Systeme
Regelwerke als Basis für Unterweisungen und Audits
