Die Schadensdokumentation von Entwässerungsanlagen ist ein integraler Bestandteil des Instandhaltungsmanagements. Sobald bei einer Inspektion – etwa im Zuge einer TV-Kamera-Befahrung oder Wartung – ein Schaden an Regenwasserleitungen oder Kanälen festgestellt wird, muss dieser lückenlos erfasst und bewertet werden. Nach DIN 1986-30 sind alle Schäden einer Klassifizierung zuzuordnen, welche den Sanierungsbedarf und die Dringlichkeit definiert. Üblich ist eine Einstufung in Schadensklassen A, B oder C, entsprechend akuter, mittlerer oder geringer Schaden. Ein akuter Schaden (Klasse A) liegt z. B. bei größeren Rissen, Rohrbrüchen oder massiven Undichtigkeiten vor – hier besteht unmittelbarer Handlungsbedarf, da die Standsicherheit oder Umweltsicherheit gefährdet sein kann. Solche akuten Schäden (im Schadensprotokoll oft als “rot” gekennzeichnet oder als Gefährdungsklasse I bezeichnet) sind kurzfristig, in der Regel sofort bzw. innerhalb weniger Monate, zu beseitigen. Mittlere Schäden (Klasse B, “gelb”) sind solche mit mittelfristigem Sanierungsbedarf – sie sollten planmäßig innerhalb von wenigen Jahren (üblich etwa 4–5 Jahre) behoben werden, bevor sie sich verschlimmern. Geringe Schäden (Klasse C, “grün”) haben vorerst keinen unmittelbaren Einfluss auf die Betriebssicherheit; sie erfordern lediglich langfristig eine Sanierung oder Beobachtung. Hier reicht es oft aus, diese bei der nächsten planmäßigen Sanierung zu berücksichtigen, solange sich der Zustand nicht verschlechtert.
Wichtig ist, dass jeder festgestellte Mangel schriftlich und bildlich dokumentiert wird. Ein vollständiges Schadensprotokoll enthält neben der Schadensbeschreibung auch Fotobeweise oder Video-Stillbilder aus der Kanalinspektion, sowie Skizzen oder Planausschnitte, die den genauen Ort des Schadens im Leitungssystem verorten. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Beteiligten (Facility Manager, Techniker, Fachfirmen) ein einheitliches Verständnis des Problems haben. Die DIN EN 13508-2 liefert hierfür ein standardisiertes Kodierungssystem, mit dem Schadensbilder einheitlich beschrieben werden (z. B. Rissbildung, Wurzeleinwuchs, Korrosion etc. mit Codezahlen). Diese standardisierte Zustandsbeschreibung ermöglicht eine objektive Bewertung nach DIN 1986-30 beziehungsweise den DWA-Merkblättern, was insbesondere bei Behördenauflagen oder Versicherungsfällen von Bedeutung ist.
Aus Sicht des Facility Managements dient die Schadensdokumentation dazu, Maßnahmen zu priorisieren und Ressourcen einzuplanen. Der Facility Manager kann anhand der protokollierten Schäden einen Sanierungsplan aufstellen und die erforderlichen Budgets kalkulieren. Beispielsweise werden akute Schäden sofortige Reparaturaufträge auslösen, während weniger dringliche Fälle in die mittelfristige Instandhaltungsplanung einfließen. Alle Daten sollten in das CAFM-System (Computer Aided Facility Management Software) oder die technische Anlagenakte übernommen werden. Dies hat den Vorteil, dass Wiedervorlagen und Prüfintervalle automatisch angepasst werden können – etwa kann das System eine frühere Nachkontrolle ansetzen, wenn ein Schaden entdeckt wurde, oder einen Eintrag für die erfolgreiche Sanierung erstellen.
Bei Arbeiten zur Schadenserkundung oder -behebung ist auch der Arbeitsschutz zu beachten: ArbSchG § 4 fordert eine Gefährdungsbeurteilung, bevor z. B. in einen Schacht eingestiegen oder mit Abwasserkontakt gearbeitet wird. Entsprechend sind Schutzmaßnahmen (wie Belüftung, Gaswarngeräte, PSA) umzusetzen und im Dokumentationsprozess mit aufzunehmen, um die Sicherheit des Personals zu gewährleisten.
Insgesamt gewährleistet eine sorgfältig geführte Schadensdokumentation, dass kein Mangel unbeobachtet bleibt. Sie schafft Transparenz über den Zustand der Entwässerungsanlage und ermöglicht es dem Betreiber, rechtzeitig geeignete Schritte einzuleiten. Gerade in Gebäuden mit empfindlichen Nutzungen (z. B. Laboratorien, Lebensmittelproduktion oder Grundwasserschutzgebiete) ist oft eine erhöhte Prüf- und Dokumentationsfrequenz vorgeschrieben, um Risiken möglichst auszuschließen. Hier muss der Facility Manager die Intervalle enger takten und die Dokumentation besonders gründlich führen.
