Pflanzungen

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Grünflächenpflege und Verkehrssicherung von Pflanzungen

Nachweis
Prüfprotokoll

Nachweis der Beseitigung sicherheitsrelevanter Mängel und Schäden

Feld	Details
Dokumententitel/-typ	Nachweis der Beseitigung sicherheitsrelevanter Mängel und Schäden an Pflanzungen (Record of Rectification of Safety-Relevant Defects and Damage)
Zweck & Umfang	Dokumentiert Erkennung und Behebung von pflanzenbezogenen Gefahrenquellen (z. B. instabile Bäume, herabgebrochene Äste, Wurzelschäden, verschlammte Wege). Bestätigt, dass Korrekturmaßnahmen gemäß Sicherheitsvorschriften durchgeführt wurden.
Relevante Vorschriften/Normen	HBauO §3, §9 (Unterhaltungs- und Verkehrssicherungspflichten baulicher Anlagen und Außenanlagen); REG-IS „Verkehrssicherheit bei Außenanlagen und Pflanzbereichen“; DIN 18920 (Vegetationstechnik – Schutz von Bäumen und Pflanzen bei Baumaßnahmen)
Wesentliche Elemente	• Beschreibung des festgestellten Mangels oder Schadens (z. B. Totholz, schräg geneigter Baum, beschädigter Wurzelbereich) • Datum, Uhrzeit und Ort der Feststellung • Durchgeführte Maßnahme (z. B. fachgerechter Schnitt, Entfernen des Baums, Verankerung) • Ausführungsdatum und Verantwortlicher • Unterschrift des Betreibers oder beauftragten Dienstleisters • Optional: Fotos (Vorher/Nachher)
Zuständige Partei	Betreiber oder Wartungsdienstleister (Ausführung und Dokumentation); Facility Manager (Prüfung, Ablage und Nachverfolgung)
Praktische Hinweise	Protokoll sofort nach Abschluss der Arbeiten aktualisieren. Dient als Nachweis bei Audits, Versicherungsfällen und im Haftungsfall. Muss zusammen mit der sonstigen Instandhaltungsdokumentation der Grünflächen abgelegt werden.

Detaillierte Erläuterung

Der Nachweis der Beseitigung sicherheitsrelevanter Mängel und Schäden dokumentiert, dass gefundene Gefahrenquellen in den Grünanlagen umgehend behoben wurden. Typische Beispiele für solche sicherheitsrelevanten Mängel sind morsches Holz, stark geneigte oder abgebrochene Äste, geschädigte Wurzelbereiche oder Vegetation, die Wege versperrt und Stolperfallen verursacht. Sobald ein solcher Mangel festgestellt wird – etwa bei einer Routinekontrolle oder nach einem Sturmschaden – muss umgehend eine geeignete Maßnahme ergriffen und dokumentiert werden.

Das Protokoll enthält eine klare Beschreibung des Mangels (z. B. „Großes Totholz in der Krone“, „Wurzelaufbruch auf Gehweg“), Datum und Ort der Beobachtung sowie die dokumentierte Handlung (z. B. „Baum geschnitten am [Datum] durch Firma XY“). Weiterhin werden Ausführungsdatum und ausführende Person(en) (z. B. zertifizierte Baumpfleger) vermerkt. Eine Unterschrift des Verantwortlichen (Betreiber oder Dienstleister) bestätigt die ordnungsgemäße Durchführung. Fotoaufnahmen vor und nach der Maßnahme sind empfehlenswert, um den ursprünglichen Zustand und die durchgeführte Arbeit zu belegen.

Dieser Nachweis ist aus mehreren Gründen essenziell: Er belegt, dass der Betreiber seiner Verkehrssicherungspflicht gemäß HBauO nachgekommen ist, indem er erkannte Gefahren fachgerecht beseitigt hat. Außerdem dient er als Beweismittel gegenüber Versicherungen oder Gerichten, falls trotz aller Vorsorge ein Schaden eintritt. Durch lückenlose Dokumentation kann nachgewiesen werden, dass alle Arbeiten professionell und normgerecht (z. B. nach DIN 18920) ausgeführt wurden. Der Facility Manager prüft die Protokolle auf Vollständigkeit und nimmt sie in die offizielle Instandhaltungsdokumentation auf.

Prüfprotokoll der durchgeführten Objektkontrollen – Verkehrssicherheit für Pflanzflächen

Feld	Details
Dokumententitel/-typ	Prüfprotokoll der durchgeführten Objektkontrollen – Verkehrssicherheit für Pflanzflächen
Zweck & Umfang	Dokumentiert regelmäßige Kontrollen der Grünanlagen hinsichtlich Stabilität und Unbedenklichkeit von Bäumen, Sträuchern und sonstiger Begrünung. Dient als Nachweis, dass periodische Überprüfungen im Rahmen der Verkehrssicherungspflicht durchgeführt wurden.
Relevante Vorschriften/Normen	HBauO §3 (Allgemeine Verkehrssicherungspflichten); DIN 18920 (Vegetationstechnik, auch für Baum- und Pflanzenpflege)
Wesentliche Elemente	• Datum, Uhrzeit und Dauer der Kontrolle • Name und Qualifikation des Prüfers • Wetter- und Umweltbedingungen während der Kontrolle • Umfasste Bereiche (z. B. Baumreihen, Hecken, Wege, Beete) • Beobachteter Zustand (Schäden, Hindernisse, Krankheiten, Bodenunebenheiten) • Einschätzung des Risikos (gering / mittel / hoch) • Erforderliche Folgemaßnahmen und Zuständigkeiten • Unterschrift des Prüfers und Bestätigung durch den Betreiber
Zuständige Partei	Befähigte Person für Verkehrssicherung (z. B. zertifizierter Baumkontrolleur); Facility Manager (Koordination, Prüfungsüberwachung und Ablage)
Praktische Hinweise	Mindestens einmal jährlich durchführen, in Gefahrenbereichen (z. B. an Verkehrswegen, Spielplätzen) auch häufiger. Berichte sind Grundlage für interne Audits und Versicherungsprüfungen. Protokolle mindestens fünf Jahre aufbewahren.

Detaillierte Erläuterung

Das Prüfprotokoll der durchgeführten Objektkontrollen bildet die Grundlage für die vorbeugende Sicherheit in und um das Gebäude. Dabei werden alle relevanten Pflanzbereiche – etwa Baumgruppen, Alleen, Hecken, Spielplatzbegrünung oder Gehwege – systematisch inspiziert, um potenzielle Gefahren zu erkennen (z. B. Schrägstellung von Bäumen, Fäulen, Pilzbefall oder Weghindernisse durch Wurzelaufbrüche).

Das Protokoll enthält Datum, Uhrzeit und Dauer der Inspektion sowie den Namen und die Qualifikation des Prüfers (beispielsweise „Zertifizierter Baumkontrolleur“). Auch relevante Rahmenbedingungen wie Witterung und Bodenverhältnisse werden festgehalten, da sie die Beurteilung beeinflussen können (nasse Böden können zum Beispiel Schäden verdecken). Notiert werden außerdem die inspizierten Bereiche (z. B. „Parkanlage Süd“, „Hauptweg Vorhof“).

Im Wesentlichen werden beim Rundgang alle festgestellten Zustände dokumentiert: Gibt es beschädigte Äste oder Rinde, Bodenabsenkungen, Krankheitssymptome an Pflanzen oder sonstige Auffälligkeiten? Jede Beobachtung wird erfasst. Dazu gehört auch eine Abschätzung der Gefährdung – beispielsweise als „geringes Risiko“ (locker wurzelnd, kein akutes Gefahrpotenzial) bis „hohes Risiko“ (statisch bedenklicher Baum, umsturzgefährdet). Ist weiterer Handlungsbedarf erkennbar, werden im Protokoll konkrete Folgemaßnahmen mit Fristangaben und zuständigen Personen festgehalten.

Die abschließende Unterschrift des Prüfers sowie die Bestätigung durch den Auftraggeber oder FM-Verantwortlichen garantieren Vollständigkeit und Verbindlichkeit der Angaben. Der Facility Manager sammelt alle Prüfprotokolle und archiviert sie gemäß den Vorschriften (mindestens fünf Jahre lang). Diese Nachweise sind im Rahmen von Audits und Versicherungsprüfungen wichtig: Sie belegen, dass die Verkehrssicherungspflicht entsprechend HBauO (§3) ernst genommen wurde.

Durch diese Prüfprotokolle erhält der Facility Manager einen umfassenden Überblick über den Zustand der Grünanlagen. Auf Grundlage der Berichte lassen sich notwendige Wartungsarbeiten planen, Budgets kalkulieren und gegenüber Behörden nachweisen, dass alle sicherheitsrelevanten Kontrollen durchgeführt wurden. Eine gut geführte Protokollserie zeigt jederzeit, dass der Betreiber seiner Sorgfaltspflicht nachgekommen ist.