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Prozessoptimierung

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Effizienzsteigerung, Ressourcenschonung und Qualitätsverbesserung im Betrieb und in der Pflege von Freiflächen

Effizienzsteigerung, Ressourcenschonung und Qualitätsverbesserung im Betrieb und in der Pflege von Freiflächen

Die Pflege und Bewirtschaftung von Außenanlagen gehört zu den sichtbarsten, aber zugleich oft unterschätzten Aufgaben des Facility Managements. Ob Verkehrsflächen, Grünanlagen, Entsorgungszonen oder Aufenthaltsbereiche – ihre Qualität beeinflusst nicht nur Erscheinungsbild und Sicherheit, sondern auch Betriebskosten, Nutzerzufriedenheit und Nachhaltigkeitsziele. Eine gezielte Prozessoptimierung im Betrieb von Außenanlagen hilft, Arbeitsabläufe zu vereinfachen, Pflegeaufwand zu reduzieren, Schnittstellen zu klären und digitale Werkzeuge besser zu nutzen. Ziel ist ein wirtschaftlich tragfähiger, rechtskonformer und leistungsfähiger Betrieb, der zugleich Nachhaltigkeit und Qualität sichert. Prozessoptimierung in der Außenanlagenbewirtschaftung ermöglicht spürbare Effizienzgewinne, höhere Nutzerzufriedenheit und bessere Nachweissicherheit. Insbesondere durch den Einsatz digitaler Systeme, klarer Pflegestandards und transparenter Schnittstellen zwischen internem FM, Dienstleistern und Nutzern lassen sich Aufwand, Fehler und Reibungsverluste reduzieren. Ein modernes Außenflächenmanagement ist damit nicht nur gepflegt, sondern zielgerichtet, nachhaltig und dokumentierbar – ganz im Sinne einer professionellen Facility-Strategie.

Zielsetzung der Prozessoptimierung

  • Reduktion des Zeit- und Ressourceneinsatzes für Reinigung, Pflege, Wartung

  • Sicherstellung der Verkehrssicherheit und Betreiberpflichten

  • Verbesserung von Flächensteuerung, Dokumentation und Nachverfolgbarkeit

  • Integration digitaler Werkzeuge zur Prozesskontrolle und Beauftragung

  • Beitrag zu ESG-Zielen, insbesondere in den Bereichen Umwelt und Governance

Typische Schwachstellen im Außenanlagenbetrieb

Bereich

Mögliche Schwächen

Grünpflege

unklare Pflegeklassen, zu häufige/willkürliche Bearbeitung

Reinigung

fehlende Reinigungspläne oder saisonale Anpassung

Winterdienst

ineffiziente Routen, fehlende digitale Nachweise

Entsorgungszonen

überfüllte Container, manuelle Leerstandskontrolle

Verkehrsflächen

verspätete Schadstellenmeldung, keine systematische Kontrolle

Ausstattung / Mobiliar

unklare Zuständigkeit für Wartung, Reinigung, Austausch

Bestandsaufnahme und Nutzungsanalyse

  • Flächenvermessung und digitale Verortung (z. B. via CAFM oder GIS)

  • Einordnung nach Nutzungstyp, Pflegeklasse, Ausstattung

  • Erhebung von Intervallen, Aufwand und Kosten je Bereich

  • Rückmeldung von Nutzern und Dienstleistern

Definition von Standardprozessen

  • Festlegung von Reinigungs-, Pflege- und Wartungsstandards (z. B. DIN 18919, VDI 2070)

  • Pflegeklassen je Flächentyp (z. B. Rasenflächen, Wege, Pflanzbeete)

  • Checklisten für Regelkontrollen (z. B. Spielplätze, Beleuchtung, Bäume)

  • Eskalationsroutinen bei Mängeln oder Störungen

Digitalisierung und Automatisierung

  • Einsatz mobiler Apps für Mängelmeldung, Fotodokumentation, Aufgabenrückmeldung

  • Sensorik für Füllstand (Entsorgung), Feuchtigkeit (Bewässerung), Nutzung (Beleuchtung)

  • Zeiterfassung und Standortprotokollierung im Winterdienst

  • Automatisierte Benachrichtigung bei Intervallabweichungen oder Störungen

  • Digitale Kartenansicht mit Auftragsstatus, Prioritäten, Pflegehistorie

CAFM-gestützte Außenflächenverwaltung

  • Zuweisung von Pflege-, Wartungs- und Reinigungspflichten

  • Terminierung, Auftragssteuerung, Dokumentation im System

  • Budgetplanung und Leistungsverfolgung (z. B. durch Vertragsverknüpfung)

  • Schnittstellen zu Dienstleistern und Objektleitern

Steuerung externer Dienstleister

  • Digitalisierung der Leistungsanforderung (z. B. per Service-App oder Online-Portal)

  • Einführung standardisierter Rückmeldeprozesse (z. B. mit Georeferenzierung)

  • Leistungs- und Mängelprotokolle mit Zeit- und Ortsnachweis

  • Vergabe nach Pflegeklassen / Intervalllogik statt nach Flächenpauschalen

Nachhaltigkeits- und ESG-relevante Optimierungen

Maßnahme

Wirkung

Entsiegelung nicht genutzter Flächen

Verbesserung Mikroklima, Regenwassermanagement

Pflegearme Pflanzkonzepte

weniger Ressourcenbedarf, Biodiversitätsförderung

LED-Umrüstung Außenbeleuchtung

Energieeinsparung, geringere Wartungskosten

Bewässerungssteuerung per Sensor

Wassereinsparung, zielgerichtete Pflege

Transparente Flächenführung

ESG-Kennzahlen zu Außenflächenverbrauch, Pflegeaufwand

Erfolgsfaktoren für nachhaltige Prozessoptimierung

Erfolgsfaktor

Bedeutung

Digitale Datenstruktur

belastbare Plan- und Flächenbasis für Steuerung

Pflegelogik nach Fläche + Nutzung

Ressourcenorientierung, statt pauschaler Bearbeitung

Regelmäßige Erfolgskontrolle

Pflegeprotokolle, Mängelverfolgung, Rückmeldungen

Verknüpfung mit Nutzerbedarfen

z. B. Aufenthaltsqualität, Sicherheit, Sichtbarkeit

Klare Zuständigkeiten

Wer kontrolliert, wer steuert, wer behebt?