Vergabe von Bauleistung und Instandhaltungsverträgen für Technische Anlagen
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Effiziente Beschaffung für technische Anlagen im Außenbereich
Die Vergabe von Bauleistungen und Instandhaltungsverträgen für technische Anlagen in betrieblichen Außenanlagen erfordert eine strukturierte Planung. Klare Vergabekriterien, transparente Prozesse und langfristige Vertragsstrategien sichern Wirtschaftlichkeit und Betriebssicherheit. Die gezielte Auswahl qualifizierter Dienstleister optimiert Wartungszyklen und minimiert Ausfallzeiten. Eine strategische Herangehensweise gewährleistet eine nachhaltige Nutzung der Anlagen und reduziert langfristige Betriebskosten.
Strategische Vergabe von Bauleistung und Instandhaltungsverträgen für Technische Anlagen in betrieblichen Außenanlagen
Einführung: Warum Bauleistung und Wartung gemeinsam vergeben werden sollten
Technische Anlagen in betrieblichen Außenanlagen sind essenzielle Infrastrukturen, die den kontinuierlichen Betrieb eines Unternehmens sicherstellen. Dazu gehören unter fallweise:
Energie- und Stromversorgung (Transformatoren, Notstromaggregate, Schaltanlagen; eingehaust in Außenanlagen)
Beleuchtungssysteme (Straßen- und Parkplatzbeleuchtung, Flutlichtanlagen)
Sicherheitseinrichtungen (Zugangskontrollen, Schranken, Kameraüberwachung, Brandmelder)
Entwässerungs- und Wassermanagementsysteme (Pumpstationen, Versickerungsanlagen, Rückhaltebecken)
Ladeinfrastruktur für Elektrofahrzeuge (Wallboxen, Schnellladestationen, Trafostationen)
Druckluft- und Medienversorgung (Kompressoren, Verrohrungssysteme)
Heiz- und Kühlanlagen für Außenbereiche (Wärmepumpen, Kälteanlagen, Rohrbegleitheizungen)
Diese Anlagen sind durch ihre ständige Witterungsexposition besonderen Belastungen ausgesetzt und unterliegen umfangreichen gesetzlichen Prüf- und Wartungspflichten.
Die Praxis zeigt, dass eine separate Vergabe von Bauleistung und Wartung zu deutlich höheren Betriebskosten und technischen Abhängigkeiten führt. Ohne vertraglich festgelegte Wartungsregelungen nutzen Errichterfirmen oft ihre exklusive Position, um überhöhte Wartungspreise oder Ersatzteilmonopole durchzusetzen.
Bau- und Wartungsverträge sollten immer gemeinsam verhandelt werden, um langfristige Einsparungen, rechtliche Sicherheit und maximale Betriebssicherheit zu gewährleisten:
Bis zu 50 % geringere Wartungskosten durch transparente Preisgestaltung
Bis zu 150 % niedrigere Ersatzteilpreise durch vertraglich gesicherte Alternativen
Erhöhte Betriebssicherheit & kürzere Ausfallzeiten durch garantierte SLA-Regelungen
Langfristige Einhaltung aller gesetzlichen Prüfpflichten durch präzise Wartungs- und Dokumentationspflichten
Überhöhte Wartungskosten durch Herstellerbindung
Spezialisierte Steuerungssysteme und technische Komponenten sind oft proprietär und können nur von bestimmten Anbietern gewartet werden.
Hersteller setzen bei nachträglicher Vergabe individuelle Wartungspreise, die 30 % – 50 % teurer sein können als bei frühzeitiger Verhandlung.
Nachträgliche Wartungsverträge enthalten häufig lange Vertragslaufzeiten ohne Preisgleitklauseln, was steigende Kosten über die Jahre bedeutet.
Beispiel:
Wartungskosten bei kombinierter Vergabe: 5.000 €/Jahr
Wartungskosten bei separater Vergabe: 7.500 – 9.000 €/Jahr (+50 % bis +80 %)
Langfristige Mehrkosten (10 Jahre): 25.000 € – 40.000 €
Überhöhte Ersatzteil- und Reparaturkosten
Ersatzteile sind oft patentiert oder exklusiv produziert, sodass Drittanbieter sie nicht beschaffen können.
Errichter setzen hohe Preise für nachträgliche Ersatzteile durch, oft bis zu 150 % teurer als bei einer frühzeitigen Vereinbarung.
Die Möglichkeit, Ersatzteile über alternative Anbieter zu beziehen, ist häufig eingeschränkt, wenn keine offenen Schnittstellen vertraglich fixiert wurden.
Beispiel:
Steuerungsmodul bei kombinierter Vergabe: 2.000 €
Steuerungsmodul bei separater Vergabe: 5.000 € (+150 %)
Unzureichende Dokumentation und Prüfungsfähigkeit
Ohne eine verbindliche Verpflichtung zur Dokumentation erhält der Betreiber oft nur eingeschränkten Zugriff auf Wartungsunterlagen.
Fehlende technische Dokumentationen erschweren behördliche Prüfungen und Inspektionen durch externe Prüforganisationen.
Betreiber haften für Wartungsmängel, wenn sie nicht nachweisen können, dass die erforderlichen Prüfungen gemäß gesetzlichen Vorgaben erfolgt sind.
Folgen:
Höhere Kosten für nachträgliche technische Analysen und Gutachten
Erhöhtes Haftungsrisiko für den Betreiber bei Störungen oder Unfällen
Schwierigkeiten bei der Übergabe der Wartungsverantwortung an Dritte
Mangelhafte SLA-Regelungen und lange Störungsbeseitigung
Wartungsverträge, die nachträglich abgeschlossen werden, enthalten oft ungünstige Service-Level-Agreements (SLA).
Ohne klare Regelungen zu Reaktionszeiten und Ersatzteilverfügbarkeit sind lange Stillstandszeiten möglich.
Notdiensteinsätze außerhalb der regulären Geschäftszeiten können 50 % – 100 % teurer sein als bei frühzeitig ausgehandelten Verträgen.
Langfristige Kostenreduktion durch Fixierung der Wartungskosten
Vertragliche Festlegung von Wartungs- und Reparaturkosten für mindestens 10 Jahre
Preisgleitklauseln, um überhöhte Kostensteigerungen zu verhindern
Offene Vergabestrukturen, die alternative Wartungsanbieter ermöglichen
Lückenlose Dokumentation & rechtliche Sicherheit
Verpflichtung zur Bereitstellung aller Wartungs- und Prüfdokumente gemäß DIN EN 13460
Betreiber erhält vollständigen Zugriff auf Steuerungssoftware & technische Unterlagen
Prüfung durch unabhängige Sachverständige wird vertraglich festgelegt
Relevante Normen & gesetzliche Anforderungen
DIN EN 13269: Leitfaden für die Erstellung von Instandhaltungsverträgen
DIN EN 31051: Grundsätze der Instandhaltung
DIN EN 13306: Begriffe der Instandhaltung
DIN EN 13460: Dokumentation der Instandhaltung
Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV): Gesetzliche Prüfpflichten